A vezető terapeutád hétfőn felmond, két hét felmondási idővel. Szerdára tizennégy törzsvendégnek van időpontja a távozása utáni három hétben. Senki sem számolta meg, hány időpontnál kell az ő képesítése, amíg meg nem indultak a telefonok az átfoglalási kérésekkel.
Ezt a rést a foglalások és a képzett munkatársak között a munkaerő-kapacitástervezés kezeli. Ez az a folyamat, amellyel biztosítod, hogy a csapatodnak elég órája, szaktudása és lefedettsége legyen a várható igényhez, állandó túlóra és üresjárat nélkül. A modul tágabb kapacitástervezési munkájának emberi oldala. Íme, mit foglal magában, és hogyan végezd.
Mi a munkaerő-kapacitástervezés?
A munkaerő-kapacitástervezés az, ahogyan a munkatársi kínálatot a foglalási igényhez igazítod. A kínálat az elérhető órákat, a szaktudás összetételét és a műszakok lefedettségét jelenti. Az igény a megerősített időpontokat, a várható betérőket és a szezonális csúcsokat.
A folyamat három kérdésre felel: van-e elég emberünk, megvan-e bennük a megfelelő szaktudás, és abban az időszakban dolgoznak-e, amikor az igény tényleg jelentkezik? A puszta létszám nem elég, ha a legforgalmasabb órákban nincs tapasztalt munkatárs.
A munkaerő-kapacitástervezés az erőforrás-kapacitástervezéssel párban működik, ha a termek vagy a felszerelés is korlátozzák az átbocsátóképességet. Az emberek tervezése azt kezeli, ki dolgozhat. Az erőforrás-tervezés azt, hogy mire van szükségük a munkához.
Miért fontos a munkaerő-kapacitástervezés?
A létszámhiányos csúcsidőszak hosszú várakozást, kapkodó kiszolgálást és fluktuációt okoz. A túlzottan sok munkatárs a lassú időszakban a bért és a kedvet emészti. A munkaerő-kapacitástervezés mindkettőt kiegyensúlyozza, mert a beosztást a valódi foglalási mintákhoz köti, nem a megszokáshoz.
A felvételi döntéseket is támogatja. Ha a kapacitásterv három hónapon át minden szombaton tartós hiányt mutat, bizonyítékod van részmunkaidős segítség felvételére. Ha a hiány csak ünnepeken jelentkezik, tudod, hogy elég egy ideiglenes szerződés.
Az erős foglaláskezelés pontos igényadatokkal táplálja a munkaerő-kapacitástervezést. Tiszta foglalási nyilvántartás nélkül a munkatársi tervek csak találgatják a forgalmat.
A munkaerő-kapacitástervezés fő bemenetei
1. Igény-előrejelzés
A korábbi foglalások naponként és óránként, korrigálva az akciókkal, a szezonalitással és az ismert eseményekkel. Vedd bele a meg nem jelenések arányát is, hogy a tervezett kapacitás a valószínű érkezéseket tükrözze.
2. Szaktudásleltár
Címkézd a munkatársakat képesítés, beosztási szint és az általuk végezhető szolgáltatástípusok szerint. Egy csupa fiatal munkatársból álló műszak nem tudja lefedni azokat a foglalásokat, amelyekhez vezető szakember kell.
3. Elérhetőség és korlátozások
Jóváhagyott szabadság, maximális óraszám, szünetelőírások és részmunkaidős korlátok. A jogi és szerződéses szabályok kemény plafont szabnak a kínálatnak.
4. Termelékenységi feltevések
Az óránkénti átlagos időpontszám, az adminisztrációs idő és az ügyfelek közötti átadási percek. A nyers műszakóra eltúlozza a kapacitást, ha a blokk fele nem számlázható munkára megy el.
A kapacitástervtől a beosztásig
A munkaerő-kapacitástervezés célokat ad: hat fodrász szombaton 10 és 14 óra között, két képesített edző az esti órákra. A munkaerő-beosztás név szerinti embereket rendel ezekhez a célokhoz.
A kapacitástervet hetente nézd át, a beosztást naponta. A foglalások gyorsabban változnak, mint a felvételi ciklusok, ezért a rövid távú beosztási módosítások fogják fel azokat a megrázkódtatásokat, amelyeket a havi terv nem tud előre jelezni.
Gyakori kérdések
Miben különbözik a munkaerő-kapacitástervezés a munkaerő-beosztástól?
A kapacitástervezés megadja, hány emberre van szükséged és mikor. A beosztás konkrét munkatársakat oszt műszakokhoz. A kapacitás a cél. A beosztás a névsor, amely eléri a célt.
Milyen messzire előre nézzen a munkaerő-kapacitástervezés?
A heti tervek a közeli műszakokat fedik le. A havi nézetek a felvételi átfutási időt. A negyedéves áttekintések a szezonális igényhez és az új munkatársak betanításához igazodnak.
Mit tegyek, ha az igény meghaladja a munkaerő-kapacitást?
Lehetőség a túlóra, a munkatársak átcsoportosítása, az új foglalások letiltása vagy ideiglenes segítség felvétele. A megfelelő keverék attól függ, milyen gyakran ismétlődik a hiány, és hogy a kapacitástervező szoftver jelzi-e már neked a mintát.
Csökkentheti a munkaerő-kapacitástervezés a munkatársak kiégését?
Az az igényt egyenletesen elosztó terv megelőzi a csúcsnapokon tartós létszámhiányt. A kiszámítható lefedettség az egyik legerősebb eszköz a fenntartható terhelésre a szolgáltató vállalkozásokban.
Hogyan kapcsolom össze a munkaerő-kapacitástervezést az online foglalásokkal?
Ha betelt a kapacitás, a foglalási oldalad ne fogadjon el új időpontot arra az időszakra. A WEMASY tartalmaz egy weboldalépítőt foglalási integrációval, így a nyilvános elérhetőség tükrözi azt a munkatársi kapacitást, amelyet a terved meghatároz.
Beleszámítsam a részmunkaidős munkatársakat a munkaerő-kapacitástervezésbe?
A részmunkaidős és a hívásra elérhető munkatársak a kínálat részei. Követd a garantált óráikat külön a rugalmas készlettől, így tudod, melyik kapacitás biztos, és melyiket kell hétről hétre megerősíteni.