Az egyik csapat egy héttel előre közzéteszi a műszakokat, egy helyen megosztja őket, és világos módon cseréli a helyettesítéseket. A másik vasárnap este üzenetet ír az embereinek, és reméli, hogy hétfőn mindenki megjelenik a megfelelő szaktudással.
Ugyanaz a vállalkozás, ugyanazok a foglalások, mégis teljesen más a stressz. A munkaerő-beosztás az a gyakorlat, amikor névre szóló munkatársakat osztasz műszakokba a várható igény, a szaktudásigény és az elérhetőségi szabályok alapján. A munkaerő-kapacitástervezés számait olyan névsorrá alakítja, amelyet a csapatod követni tud. Itt van, mit fed le, és hogyan csináld jól.
Mi a munkaerő-beosztás?
A munkaerő-beosztás annak eldöntése, hogy ki mikor dolgozik. Veszed a kapacitáscélokat, a munkatársak elérhetőségét és az üzleti szabályokat, majd műszakbeosztást építesz, amely a foglalások kiszolgálására nyitva tartott minden órát lefed.
A beosztás magában foglalja a kezdő és befejező időpontot, a szerepkörök kiosztását, a szünetek elhelyezését és a hiányzások pótlását. Ide tartozik a terv közlése is, hogy minden munkatárs a hét kezdete előtt tudja a műszakját.
A munkaerő-beosztás a kapacitástervezés után következik. A kapacitástervezés azt mondja, hogy kedd reggel négy recepciós kell. A beosztás azt, hogy melyik négy ember tölti be ezeket a helyeket.
Miért fontos a munkaerő-beosztás a foglalással dolgozó vállalkozásoknak?
Az ügyfelek azon ítélik meg a vállalkozásodat, hogy érkezéskor van-e valaki, aki fogadja őket. A tele lévő foglalási naptár semmit sem ér, ha hiányzik a képesített fodrász vagy a recepció.
A rossz beosztás túlóracsúcsokat, igazságtalansági panaszokat és az utolsó pillanatban jövő kapkodást okoz. A jó beosztás a munkaerőköltséget az igénygörbéhez igazítja, így a csúcsidőszakot lefeded, a csendes délutánokat pedig nem terheled túl.
A beosztás a foglaláskezeléshez is kapcsolódik. Ha egy fodrász betegen jelent, gyorsan látnod kell, mely időpontokat érinti, és melyik kolléga veheti át őket.
Hogyan működik a munkaerő-beosztás a gyakorlatban?
1. Indulj a kapacitástervből
Vedd a szükséges létszámot naponként és óránként a heti kapacitás-áttekintésedből. Ez az a minimum, amelyet a beosztásnak teljesítenie kell.
2. Alkalmazd az elérhetőséget és a szabályokat
Szűrj a jóváhagyott szabadságra, a maximális óraszámra, a kötelező szünetekre és a szaktudáscímkékre. A tapasztalt munkatársak az összetett szolgáltatásokra, a fiatalabbak a támogató szerepekre kerüljenek.
3. Építsd meg és tedd közzé a névsort
Oszd ki a műszakokat, nézd meg a lefedettségi hiányokat, és legalább egy héttel előre tedd közzé. A korai közzététel lehetővé teszi, hogy a munkatársak megtervezzék a szabadidejüket, és még a hét előtt cserét kérjenek.
4. Kezeld a változásokat valós időben
Hiányzások előfordulnak. Tarts tartalékot hívható vagy kereszttanított munkatársakból. Frissítsd az élő beosztást, és értesítsd az érintett ügyfeleket, ha az időpontokat át kell tenni.
Kézi beosztás vagy beosztó eszközök?
A kis csapatok gyakran papíron vagy közös naptárban osztanak be. A növekedés bonyolultságot hoz: osztott műszakokat, több telephelyes lefedettséget és szaktudás szerinti párosítást, amelyet a táblázatok nehezen érvényesítenek.
A váltakozó munkatársakkal dolgozó kereskedelmi és szolgáltató vállalkozások gyakran célzott eszközökre állnak át. A kereskedelmi munkatársbeosztó szoftverről szóló fejezet megmutatja, mit adnak ezek hozzá. Sok csapat egy munkatársbeosztó sablonnal is kezd, mielőtt szoftverre vált.
Gyakori kérdések
Mennyivel előre kell közzétenni a munkaerő-beosztást?
A szolgáltató vállalkozásoknál egy-két hét az általános. A korábbi közzététel javítja a hangulatot, és csökkenti a munkatársak utolsó pillanatos meg nem jelenéseit azok részéről, akik nem tudták, hogy rajta vannak a névsoron.
Hogyan osszak be igazságosan a részmunkaidős és a teljes munkaidős munkatársakat?
Forgasd a kedvelt műszakokat, és rögzítsd a forgatás szabályát. A kapacitástervezés megmutatja, mely műszakok kritikusak. A beosztás az igazságossági szabályokat úgy alkalmazza, hogy a csúcsidőszakok ne maradjanak lefedetlenül.
Mit tegyek, ha a beosztott munkatársak nem tudják lefedni a lefoglalt időpontokat?
Indíts átfoglalási folyamatot az érintett ügyfeleknek, és használd a hívható munkatársak listáját. Az erős foglaláskezelés a munkatársi beosztásokat a foglalásokhoz köti, így a hiányok azonnal kiderülnek.
Megnézhetik a munkatársak a beosztásukat a vállalkozásom weboldalán?
Egyes csapatok privát munkatársi oldalt tesznek közzé a heti névsorral. A WEMASY tartalmaz egy weboldalépítőt, amelyben belső oldalakat is tarthatsz a nyilvános foglalási oldalad mellett, így a beosztások egy megszokott helyen maradnak.
Hogyan kapcsolódik a munkaerő-beosztás a kapacitástervezéshez?
A kapacitástervezés célokat tűz ki. A beosztás névre szóló emberekkel tölti fel őket. A kapacitástervezés menete az előző lépést mutatja be, amely kiszámíthatóvá teszi a beosztást.
Minden beosztási döntést a foglalások száma határozzon meg?
A foglalások a fő mozgatórugó, de számolj a képzéssel, az adminisztrációs blokkokkal, valamint a nyitási és zárási feladatokkal is. Az a műszak, amelyben nincs időpont, még mindig igényelhet lefedettséget a betérőkre és a telefonos foglalásokra.