Két edzőterem ugyanazon az utcán azonos órarendet futtat. Mindkettő alkalmanként 20 helyet ad el. Az egyiknél mindig kész az edző, és kiterítve vannak a szőnyegek. A másik minden este kapkod, mert senki sem ellenőrizte, hogy az oktatók ténylegesen elérhetők-e.
A különbség nem a marketing. A kapacitástervezés. A kapacitástervezés az a folyamatos munka, amely a várt keresletet ahhoz a létszámhoz, termekhez és órákhoz igazítja, amelyet be tudsz vetni. Ha jól csinálod, a foglalás a vendégnek könnyű, a csapatnak kiszámítható. Itt van egy egyenes folyamat, amelyet minden héten lefuttathatsz.
Mi a kapacitástervezés a gyakorlatban?
A kapacitástervezés nem egyszeri táblázat. Ismétlődő ciklus: felméred a keresletet, megszabod a korlátokat, összeveted a kettőt, és módosítod a beosztást vagy a foglalási szabályokat, mielőtt a hiányokból panasz lesz.
A folyamat éttermeknek, szalonoknak, rendelőknek, szállodáknak és minden időpontot áruló vállalkozásnak működik. A bemenetek változnak. A logika ugyanaz. Mindig azt kérdezed, hogy a beérkező foglalások beleférnek-e abba, amit az üzemed le tud szállítani.
Ha új vagy a témában, előbb olvasd el a mi a kapacitástervezés fejezetet az alapokért. Ez a fejezet a hogyanra összpontosít.
Hogyan csináld a kapacitástervezést lépésről lépésre?
1. Rajzold meg a keresleti képet
Exportáld a következő két-négy hét foglalásait. Csoportosítsd nap, óra, szolgáltatástípus és csatorna szerint. Jegyezd fel a betérők átlagát és a meg nem jelenések arányát, hogy az előrejelzésed a valós érkezéseket tükrözze, ne csak a megerősített időpontokat.
2. Listázz minden kapacitáskorlátot
Írd le a munkatársak számát készség szerint, a termek vagy asztalok számát, a felszerelési korlátokat és a törvényes műszakszabályokat. Számítsd bele az előkészítési és takarítási időt az időpontok között. Egy 45 perces masszázs 15 perces váltással szobánként csak három alkalmat enged két órás blokkonként.
3. Számold ki a rendelkezésre álló órákat
Szorozd meg az erőforrásokat a használható órákkal. Négy fodrász nyolcórás műszakban, műszakonként egy óra szünettel 28 szolgáltatási órát ad, nem 32-t. Ugyanígy számolj a termekkel és a járművekkel.
4. Vesd össze a keresletet a kínálattal
Jelöld meg azokat az ablakokat, ahol a foglalások meghaladják a kapacitást. Jelöld meg azokat is, ahol nagy a kihasználatlan kapacitás. Ez a két lista vezet minden létszám- és marketingdöntést a következő hétre.
5. Cselekedj, mielőtt a vendégek megérkeznek
Adj hozzá műszakokat, mozgass munkatársakat a helyszínek között, blokkolj foglalási időpontokat, vagy futtass akciót a lassú délutánokra. A lépéseket kösd a foglalások kezelésének munkafolyamatához, hogy az online és a telefonos foglalások ugyanazokat a korlátokat tükrözzék.
6. Nézd át és finomítsd
A hét végén vesd össze a tervet a valósággal. A meg nem jelenések váratlan kapacitást szabadítottak fel? Egy szolgáltatás elhúzódott, és beszorította a délutánt? Ezeket a tanulságokat vidd át a következő ciklusba.
Gyakori kapacitástervezési hibák
A csapatok gyakran a csúcsfoglalásokra terveznek, de elfelejtik az időpontok közötti váltási időt. Mások a készségek egyeztetése nélkül osztanak be munkatársakat, így a létszám jónak látszik, de rossz emberek vannak a teremben.
Másik hiba, ha a foglalási naptártól elszigetelten tervezel. A kapacitástervezés csak akkor működik, ha a foglalások, a betérőkre vonatkozó szabályok és a munkatársi beosztások egy igaz forrást használnak.
Mikor lépj túl a táblázatokon?
A kézi kapacitástervezés kis forgalomnál működik. Ha több szolgáltatás, telephely vagy foglalási csatorna kerül a képbe, a külön kapacitástervező eszközök órákat spórolnak, és csökkentik a hibákat. A modul következő fejezetei az eszközöket, a szoftvert és a sablonokat mutatják be, amelyek a most megismert folyamatot támogatják.
Gyakran ismételt kérdések
Mennyire előre nézzen a kapacitástervezés?
A legtöbb szolgáltató a létszámot egy-négy hétre előre tervezi, a szezonális felvételt két-három hónapra. A rövid időtáv a következő heti hiányokat fogja meg. A hosszabb az új munkatársak betanítási idejét fedi le.
Számítsam be a betérőket a kapacitástervbe?
A betérők ugyanazokat a munkatársakat és termeket használják, mint a foglalt időpontok. Kövesd a betérők átlagos számát óránként, és tarts tartalék kapacitást, különben minden csúcsablakot túlfoglalsz.
Hogyan hatnak a meg nem jelenések a kapacitástervezésre?
A meg nem jelenések fantomkeresletet hoznak az előrejelzésedbe. A korábbi meg nem jelenési arányokkal igazítsd a várt érkezéseket. A meg nem jelenések csökkentése idővel szűkíti ezt a változót.
Csinálhatok kapacitástervezést különleges szoftver nélkül?
Egy táblázat és a foglalási exportod elindíthatja a folyamatot. A növekedés általában olyan eszközöket kíván, amelyek az élő foglalásokat összehangolják a munkatársi beosztással. A kapacitástervező szoftver automatizálja az összevetés lépését, ahogy nő a forgalom.
Hogyan kapcsolódik a kapacitástervezés a weboldalam foglalási oldalához?
A nyilvános foglalási oldalnak abba kell hagynia az időpontok elfogadását, ha a belső kapacitás megtelt. A weboldalépítővel elkészítheted a weboldalad, amelyen a kapacitástervezésben megszabott korlátokat a foglalási oldalad tükrözheti.
Ki felel a kapacitástervezésért egy kis csapatban?
Gyakran a tulajdonos vagy a műszakvezető végzi a heti áttekintést. A nagyobb csapatok a működési vagy beosztási vezetőre bízzák. A lényeg, hogy egy ember feleljen azért, hogy a foglalásokat összevesse a rendelkezésre álló munkatársakkal, mielőtt a hét lezár.