Ötvenen kattintottak az „érdekel” gombra a workshop meghívóján. Tizenketten regisztráltak. A rendezvény reggelén harminc főre terítettél az ebédhez, mert a bizonytalanoktól sosem kaptál választ.
Az érdeklődés és a megerősített részvétel közötti rést éppen az RSVP-emlékeztető üzenet zárja be. Olyan követő üzenet, amelyet azoknak küldesz, akik nem válaszoltak, vagy csak bizonytalanul, és arra kéred őket, hogy igent vagy nemet mondjanak, mielőtt véglegesíted a vendéglátást, az ültetést vagy az anyagokat. Ha jól írod meg, pénzt spórolsz vele, és elkerülöd az üres székek kínos látványát. Így írj olyan RSVP-emlékeztetőt, amely választ hoz.
Mi az az RSVP-emlékeztető üzenet?
Az RSVP-emlékeztető üzenet olyan követő üzenet, amelyet az esemény határideje előtt küldesz. Azokat célozza, akik nem erősítették meg a részvételüket, a „talán” választ jelölték, vagy a fizetést illetve az étkezési adatok megadását nem fejezték be.
Az időpont-emlékeztetőkkel ellentétben, amelyek lefoglalt időpontot feltételeznek, az RSVP-emlékeztetők gyakran az első válaszra vadásznak. A cél a pontos létszám, nem csupán az, hogy valaki megjelenjen egy rögzített naptárbejegyzésen.
A csatornák: e-mail, SMS és alkalmazáson belüli értesítés. Az e-mail a részletes, hivatalos eseményeknél a legjobb. Az SMS a rövid határidőkre és a kötetlen összejövetelekre való.
Hogyan írj RSVP-emlékeztető üzenetet?
Az első sorban add meg az esemény nevét és dátumát. A vendégek sok eseményre járnak. A tiéd hosszú levelezés megnyitása nélkül is felismerhető legyen.
Adj világos határidőt. A „Kérjük, csütörtökig válaszolj, hogy véglegesíthessük az ültetést” sürgetés, anélkül hogy erőszakosnak hatna.
Tedd könnyűvé a válaszadást. Egy gomb az igenhez, egy a nemhez. A három kattintás mélyére rejtett hosszú űrlapokat feladják. Minél egyszerűbb a válasz, annál pontosabb a létszámod.
Magyarázd el, miért számít a válasz. A „Most véglegesítjük az étkezések számát” vagy a „Kevés hely maradt” okot ad a vendégeknek a válaszra az udvariasságon túl is.
Az első emlékeztetőt a határidő előtt egy héttel, az utolsót 48 órával előtte küldd. Két érintés elkapja a legtöbb lemaradót, anélkül hogy spamnek hatna.
RSVP-emlékeztető üzenet példák
E-mail nyitás: „Szia Kata, április 10-én tavaszi networking vacsorát szervezünk, és még nem kaptuk meg a visszajelzésedet. Kérjük, jelezd, hogy ott leszel-e, hogy lefoglaljuk a helyedet.”
SMS-változat: „Emlékeztető: az április 10-i vacsorára csütörtökig kérjük a visszajelzést. Válaszolj I betűvel a részvételhez, N betűvel a lemondáshoz. Részletek: [rövid link]”
Követő üzenet a bizonytalanoknak: „A május 3-i workshopnál a talán választ jelölted. Meg tudnád erősíteni hétfőig, hogy igen vagy nem? Az anyagokat a végleges létszám alapján rendeljük.”
Társasági eseményeknél tartsd melegen a hangnemet, fizetős regisztrációknál légy közvetlenebb, ahol a válasz hiánya elmaradt bevételt jelent.
Az eseményregisztráció beállítása a második modulban van, a hogyan hozz létre eseményregisztrációs űrlapot fejezetben. Egyéni időpontok követő üzeneteihez, csoportos események helyett, nézd meg az előző fejezetet: időpont-emlékeztető SMS-ek.
Gyakori kérdések
Mikor küldjem az első RSVP-emlékeztetőt?
A válaszadási határidő előtt egy héttel jó kezdet. Egy rövidebb, utolsó emlékeztetőt küldj a határidő előtt 48 órával, hogy elérd azokat, akik válaszolni akartak, de elfelejtették.
Menjenek az RSVP-emlékeztetők azoknak is, akik már megerősítettek?
A megerősített vendégeket zárd ki az emlékeztető-körből. Szegmentáld a listádat úgy, hogy csak a nem válaszolók és a bizonytalanok kapjanak követő üzenetet. A megerősített résztvevők, akiket zaklatnak üzenetekkel, bosszúságból lemondhatnak.
Gyűjthetek RSVP-ket a weboldalamon keresztül?
A weboldaladon lévő eseményregisztrációs űrlap egy helyre gyűjti a válaszokat. A WEMASY-vel regisztrációs oldalakat építhetsz a weboldalépítőben, és a befejezetlen regisztrációkhoz automatikus RSVP-emlékeztetőket köthetsz.
Miben más az RSVP-emlékeztető, mint az esemény-visszaigazolás?
A visszaigazolás azoknak megy, akik már regisztráltak, és megismétli az esemény adatait. Az RSVP-emlékeztető azokat keresi, akik még nem válaszoltak. A második modul a visszaigazoló sablonokat a hogyan hozz létre visszaigazoló e-mail sablont fejezetben tárgyalja.
Milyen hangnem működik a nem fizetős RSVP-emlékeztetőknél?
Maradj udvarias és tényszerű. Add meg a határidőt, magyarázd el, miért számít a létszám, és kínálj könnyű módot a lemondásra. Azok a vendégek, akik nem tudnak jönni, gyakran figyelmen kívül hagyják a bűntudatkeltőnek tűnő üzeneteket.
Adjak „talán” lehetőséget az RSVP-emlékeztetőkben?
A „talán” válaszok növelik a bizonytalanságot. Ahol a létszám határozza meg a költséget, az emlékeztető szövegében kérj igent vagy nemet. Ha engedsz „talán” választ, a tervek véglegesítése előtt küldj külön második követő üzenetet erre a szegmensre.