Egy éles hangú késedelmi értesítés egy hétig olvasatlanul áll a postafiókban. Egy lágy követő üzenet ugyanazzal az összeggel még aznap délután kifizetődik. Ugyanaz az ügyfél, ugyanaz a számla, más megfogalmazás.
A szelíd fizetési emlékeztető abból indul ki, hogy az ügyfél szándékában áll fizetni, csak lemaradt a határidőről, vagy elvesztette a számlát. Kerüli a fenyegetést, a csupa nagybetűs tárgysort és a követeléskezelőre emlékeztető nyelvet. Ez a hangnem különösen számít a szolgáltató vállalkozásoknál, a kreatív szabadúszóknál és a vendéglátó márkáknál, ahol a kapcsolat túléli az egyetlen tranzakciót. Íme, hogyan írj szelíd fizetési emlékeztetőt, amely működik.
Mitől szelíd egy fizetési emlékeztető?
Feltételezz jó szándékot. Olyan megfogalmazással nyiss, amely a késedelmes összeget figyelmetlenségnek tekinti, nem megtagadásnak. A „Észrevettük, hogy a számlád még nyitott” jobb, mint a „Nem fizettél.”
Tartsd semlegesen a tárgysort. A „Baráti emlékeztető: 1042-es számla” vagy a „Egy gyors megjegyzés a foglalási előlegedről” kerüli a riasztó szavakat, amelyek azonnali törlést váltanak ki.
A kérés mellé adj segítséget is. A „Írj, ha kell egy másolat a számláról, vagy módosítanád a fizetési ütemezést” mutatja, hogy megközelíthető vagy, nem ellenséges.
Írd le a tényeket díszítés nélkül. Az összeg, a határidő és az azonosító elég. A késés üzletedre gyakorolt hatásáról szóló érzelmes nyelv ritkán gyorsítja a fizetést.
Hogyan írd meg a szelíd fizetési emlékeztetőt?
Első érintés a határidő előtt: „Szia Dóri, csak egy gyors jegyzet: a március 20-i workshopra szóló 85 dolláros hátraléked március 15-én esedékes. Itt fizethetsz: [link]. Szólj, ha valami nem stimmel.”
Második érintés a határidő után: „Szeretnénk követni a 85 dolláros 1042-es számlát, amely március 15-én járt le. Amikor van egy perced, itt végezheted el a fizetést: [link]. Szívesen újraküldjük az eredeti számlát, ha segít.”
Harmadik érintés puha határidővel: „Az 1042-es számla kifizetése még nem érkezett meg. Kérjük, a hét végéig rendezd, hogy megerősítve tarthassuk a foglalásodat. Szólj, ha több időre van szükséged.”
Mindegyik változat nyugodt, konkrét és rövid. A legtöbb szelíd emlékeztetőhöz két-négy mondat elég a törzsben.
Határozottabb sorozathoz, ha nagyobb az összeg vagy szigorú a határidő, nézd meg az előző fejezetet: hogyan írj fizetési emlékeztető üzenetet. A fizetési háttér beállítását a második modul tárgyalja: hogyan állíts be foglalási fizetési átjárót.
Mikor illik legjobban a szelíd hangnem?
A hosszú távú ügyfelek, akik megbízhatóan fizetnek, de egy számlát elmulasztottak, puhább első érintést érdemelnek. Az agresszív nyelv olyan kapcsolatot kockáztat, amely jóval több bevételt hoz, mint a késedelmes összeg.
A néhány száz dollár alatti kis összegek gyakran egy udvarias megszólítással rendeződnek. A kemény hangnem ára nagyobb, mint egy rövid késedelem ára.
A kreatív és vendéglátó márkák minden üzenettel a hírnevüket védik. Az emberi jegyzetként olvasható szelíd emlékeztető jobban illik hozzájuk, mint a céges követelésbehajtó szöveg.
Határozottabb nyelvre csak két-három szelíd érintés után válts, ha nincs válasz. A fokozásnak természetes következő lépésnek kell éreznie, nem személyiségváltásnak.
A modul későbbi fejezetei a telefonos foglalástámogatást tárgyalják, az üzenetrögzítő szolgálattal történő időpontfoglalás fejezetben, amikor az írásbeli emlékeztetőkhöz élő követés kell.
Gyakori kérdések
Említhet a szelíd emlékeztető következményeket?
Írd le a következményeket tényszerűen, drámázás nélkül. A „Fel kell szabadítanunk az időpontodat, ha péntekig nem érkezik meg a fizetés” világos és nyugodt. Kerüld a félkövér szöveget, a felkiáltójeleket és az olyan szavakat, mint az „utolsó figyelmeztetés” egy szelíd sorozatban.
Szelíd fizetési emlékeztető e-mailben vagy SMS-ben menjen?
Az e-mail a tételes, PDF-mellékletes számlákhoz jó. Az SMS a közelgő időponthoz kötött rövid előleg-figyelmeztetésre való. Igazítsd a csatornát ahhoz, mennyi részlet kell az ügyfélnek a fizetéshez.
Küldhet a WEMASY automatikusan udvarias fizetési követő üzeneteket?
A WEMASY fizetési emlékeztetőket indíthat, ha egy foglalás előlege nyitva marad. Építsd fel a fizetési folyamatot a weboldaladon a weboldalépítővel, hogy az emlékeztetők ugyanarra a foglalásra hivatkozzanak, amelyet az ügyfél létrehozott.
Mennyit várjak a szelíd emlékeztetők között?
Az érintések között három-öt munkanap tiszteletteljes, és nem hagyja túl sokáig állni az összegeket. Rövidebbre vedd, ha közeleg az időpont, és az előleg a visszaigazolás feltétele.
Mi van, ha az ügyfél vitatja a díjat?
Hívd meg, hogy válaszoljon, ne erőltesd tovább. A szelíd hangnem megkönnyíti a viták rendezését. Függeszd fel az automatikus emlékeztetőket, amikor az ügyfél vitát nyit, amíg a csapatod személyesen nem válaszol.
Ajánljak részletfizetést a szelíd emlékeztetőben?
A részletfizetés visszahozhat bevételt azoktól, akik fizetnének, de a teljes összeget nem tudják azonnal rendezni. Egy mondat, például „Írj, ha két részletben fizetnéd ki”, nyitva tartja az ajtót, és nem bonyolítja az első emlékeztetőt.