Minden hívás, amely munkaidő után elmarad, olyan foglalás, amelyet a konkurensed megszerezhet, mielőtt egyáltalán megtudnád, hogy valaki próbált elérni.
A telefonos időpontfoglaló szolgálat ezt a rést zárja be. Olyan megoldás, amelyben képzett munkatársak veszik fel a vállalkozásod telefonját, begyűjtik a hívó adatait, és az általad megadott szabályok szerint közvetlenül a naptáradba foglalnak időpontot. Azok az ügyfelek, akik szívesebben beszélnek egy emberrel, így is időpontot kapnak, anélkül hogy meg kellene várniuk, amíg a munkatársaid visszaérnek az ebédről. Nézzük, mi a telefonos időpontfoglaló szolgálat, és mikor van értelme a vállalkozásodnak.
Mi az a telefonos időpontfoglaló szolgálat?
A telefonos időpontfoglaló szolgálat az élő hívásfogadást és a naptárhoz való hozzáférést ötvözi. Amikor valaki a vállalkozásod vonalát hívja, egy munkatárs a vállalkozásod nevén veszi fel, előszűrő kérdéseket tesz fel, ellenőrzi a szabad időpontokat, és létrehozza a foglalást az időpontfoglaló rendszeredben.
Nem ugyanaz, mint egy egyszerű hangposta. Az eredmény egy megerősített időpont a naptáradban, nem egy üzenet, amelyre később vissza kell hívni.
A munkatársak az általad adott forgatókönyvet követik: milyen szolgáltatásokat kínáljanak, milyen hosszúak az időpontok, mely szolgáltatók foglalhatók, és milyen adatokat kell begyűjteni a megerősítés előtt.
Hogyan működik a telefonos időpontfoglaló szolgálat?
Megosztod a naptárad vagy a foglalási rendszered elérését a szolgálattal. A munkatársak valós időben látják a szabad időpontokat, és elkerülik, hogy ugyanazt az időpontot kétszer foglalják le.
A hívók megadják a nevüket, az elérhetőségüket, a kívánt dátumot és időpontot, valamint a szolgáltatás típusát. A munkatárs szóban megerősíti az időpontot, és elindíthat egy visszaigazoló e-mailt vagy SMS-t a rendszeredből.
A munkaidőn kívüli lefedettség a leggyakoribb felhasználás. Azok a hívások, amelyek este 7-kor a hangpostára futnának, felvételre kerülnek, és másnap reggeli időponttá válnak.
A túlterhelés kezelése a forgalmas időszakokban a második felhasználás. Amikor a recepciód a páciensekkel vagy a vendégekkel foglalkozik, a túlcsorduló hívások azokhoz a munkatársakhoz kerülnek, akik tovább foglalnak, a hívót várakoztatás nélkül.
Az online önkiszolgálás továbbra is számít. A telefonos időpontfoglalás kiegészíti a weboldali foglalási folyamatot, nem váltja fel. A második modul a webes beállítást a hogyan állíts be online időpontfoglalást fejezetben tárgyalja. A telefonos foglalások visszaigazolásai ugyanazokat a sablonokat használják, mint a webesek, ezekről a hogyan hozz létre foglalás-visszaigazoló e-mailt fejezetben olvashatsz.
Mikor használd, és mire figyelj?
Az egészségügyi rendelők, az otthoni szolgáltatók és az ügyvédi irodák gyakran választják a telefonos időpontfoglalást, mert a hívók megnyugtatást szeretnének, mielőtt elköteleznék magukat egy látogatásra.
A vendéglátás és a személyes kiszolgálású kereskedelem akkor használja, amikor a vendégek olyan egyedi kéréssel hívnak, amelyet egy űrlap nehezen rögzít.
A minőség a forgatókönyv világosságán múlik. A homályos szabályok rossz foglalásokat szülnek. Dokumentálj minden szolgáltatást, időtartamot, pufferidőt és lemondási megjegyzést, amelyre a munkatársaknak szükségük van.
A szinkron kulcsfontosságú. Ha a munkatársak olyan naptárba foglalnak, amelyet a weboldalad nem lát, dupla foglalások lesznek. Egyetlen közös naptár nem alku tárgya.
Hetente nézd át a híváslistákat. A kimaradt kérdések vagy a rossz szolgáltatástípusok mintái megmutatják, hol kell szigorítani a forgatókönyvet.
A következő fejezet, a virtuális recepciós időpontfoglalás, egy rokon modellt mutat be, amely gyakran egy támogatási rétegbe olvasztja a chatet, az e-mailt és a telefont.
Gyakori kérdések
Miben más a telefonos szolgálat, mint a virtuális recepciós?
A telefonos szolgálatok a bejövő hívásokra és az üzenetfelvételre összpontosítanak, gyakran időpontfoglalással kiegészítve. A virtuális recepciósok jellemzően a telefon, a chat és az e-mail szélesebb keverékét kezelik. A következő fejezet, a virtuális recepciós időpontfoglalás, összeveti a két modellt.
Küldhetnek a munkatársak visszaigazoló e-mailt?
A munkatársak ugyanazt az automatikus visszaigazolást indítsák el, amelyet a weboldalad használ. A kézi gépelés hibákat hoz. Igazítsd a telefonos foglalásokat a hogyan írj foglalás-visszaigazoló e-mailt fejezet sablonjaihoz.
Kínáljak még online foglalást, ha telefonos szolgálatot használok?
Igen. Sok ügyfél szívesebben foglal éjfélkor önállóan, anélkül hogy bárkivel beszélnie kellene. A WEMASY lehetővé teszi, hogy mindkét csatornát egyetlen naptárból futtasd, ha a weboldalépítővel foglalást adsz a weboldaladhoz.
Milyen adatokat gyűjtsenek a munkatársak minden hívásnál?
Teljes név, telefonszám, e-mail-cím, kért szolgáltatás, kívánt dátum és időpont, és minden olyan jegyzet, amelyre a csapatodnak szüksége van a látogatás előtt. Egyeztesd azokkal a mezőkkel, amelyeket az online foglalási űrlap gyűjt, hogy a nyilvántartás egységes maradjon.
Hogyan előzhetem meg a dupla foglalást telefon és web között?
Mindkét csatorna ugyanabba a valós idejű naptárba írjon. Ha a web és a telefon külön rendszert használ, amely óránként szinkronizál, átfedő időpontok lesznek. A naptár-szinkront kezeld infrastruktúraként, ne utólagos gondolatként.
Kezelnek a telefonos szolgálatok időpont-emlékeztetőket?
A legtöbb nem küld emlékeztetőt, hacsak nem állítasz be automatizálást a foglalási rendszeredben. Az emlékeztető szövegét és időzítését a harmadik modul tárgyalja a hogyan csökkentik az emlékeztetők a meg nem jelenéseket fejezetben.