A számlát elsején küldted ki. Tizenötödikére semmi. Megírtad a nyers „FIZETÉSI HÁTRALÉK” e-mailt, aztán töröltted, és még egy hétig néztél a függő összegre, mert kerülted a kínos beszélgetést.
A fizetési emlékeztető üzenet pontosan erre a pillanatra való. Követő üzenet, amelyet akkor küldesz, amikor az ügyfél pénzzel tartozik egy foglalásért, szolgáltatásért vagy rendelésért, és a határidő lejárt vagy közeledik. Jól csinálva visszahozza a bevételt, és megőrzi a kapcsolatot. Rosszul csinálva követeléskezelői fenyegetésnek hangzik, és elveszíted az ügyfelet. Így írj olyan fizetési emlékeztetőt, amelyre válasz érkezik.
Mit tartalmazzon a fizetési emlékeztető üzenet?
Hivatkozz az eredeti tranzakcióra. A számlaszám, a foglalási azonosító, a szolgáltatás dátuma és a tartozás összege segít az ügyfélnek összekapcsolni az emlékeztetőt a saját nyilvántartásával.
Add meg világosan a határidőt. A „A fizetési határidő március 1. volt” vagy a „A 150 dolláros előleg az április 5-i időpontod előtt esedékes” megszünteti a félreértést.
Írd meg a következményeket fenyegetés nélkül. A „A foglalásod felszabadulhat, ha pénteken a kifizetés nem érkezik meg” tényszerű. A csupa nagybetűs figyelmeztetések ellenségesnek hatnak.
Adj egyszerű fizetési utat. Egy link vagy egy válaszcsatorna. A fizetési lépés súrlódása az oka, hogy sok emlékeztetőt eleve figyelmen kívül hagynak.
Hogyan írd meg a fizetési emlékeztető üzenet szövegét?
Használj háromlépéses sorozatot. Egy barátságos határidő előtti emlékeztetőt, egy határidős értesítést, és egy utolsó követő üzenetet, mielőtt lemondod a foglalást vagy belsőleg eszkalálod. Minden üzenet legyen kicsit közvetlenebb az előzőnél, de ne váljon agresszívvá.
Határidő előtti üzenet: „Szia Anna, barátságos emlékeztető: a május 12-i eseményre szóló 200 dolláros előleg április 28-ig esedékes. Fizess itt: [link]. Írj, ha kérdésed van.”
Határidős üzenet: „A május 12-i eseményre szóló előleg tegnap lejárt. Kérjük, a hét végéig fizesd ki, hogy megtarthassuk a foglalásodat: [link].”
Utolsó értesítés: „A május 12-i eseményre szóló előleged nem érkezett meg. A fizetésre péntekig van szükség, különben felszabadítjuk az időpontodat. Írj nekünk, ha módosítanád a foglalásodat.”
Személyesítsd az ügyfél nevével és a foglalás konkrét adataival. Az általános „tartozol” sablonok a legrosszabb értelemben automatának hatnak.
Az előleg és a fizetés beállítása a második modulhoz kapcsolódik, a hogyan állíts be foglalási fizetési átjárót fejezethez. A teljesített fizetések más üzenettípust indítanak, ezt a rendelés-visszaigazoló e-mail sablonok fejezet tárgyalja.
Csatorna és időzítés
Az e-mail a részletes, tételes számlákhoz és fizetési linkekhez működik. Kereshető dokumentációt ad, amelyre mindkét fél hivatkozhat.
Az SMS a közelgő időponthoz kötött rövid előlegemlékeztetőkhöz jó. Maradj egy képernyő alatt, és mobilbarát fizetési oldalra linkelj.
A határidő előtti emlékeztetőket 3-5 nappal előtte küldd. Sokan egyszerűen azért fizetnek későn, mert kiment a fejükből a határidő, nem azért, mert nem akarnak fizetni.
Azonnal állítsd le az emlékeztetőket, ha a fizetés beérkezett. Semmi sem zavarja meg jobban az ügyfelet, mint egy késedelmi értesítés, amely azután jön, hogy már fizetett.
Ha a közönségednek puhább hangnem illik, vagy kicsi az összeg, a következő fejezet, a hogyan írj szelíd fizetési emlékeztetőt, olyan megfogalmazást mutat, amely megőrzi a jóindulatot, de mégis fizetésre ösztönöz.
Gyakori kérdések
Hány fizetési emlékeztetőt küldjek?
A három érintés gyakori sorozat: határidő előtt, a határidőn, és utolsó értesítés a lemondás előtt. Ha négynél több üzenetre sincs válasz, az ügyfélnek valószínűleg telefonhívás kell, nem újabb e-mail.
Említsenek a fizetési emlékeztetők késedelmi díjat?
Késedelmi díjat csak akkor említs, ha a szabályzatod tényleg felszámítja, és az ügyfél a foglaláskor elfogadta. A váratlan díj az emlékeztetőben rombolja a bizalmat. A saját büntetések kitalálása helyett linkelj a közzétett fizetési feltételekre.
Automatizálhatja a WEMASY a fizetési emlékeztetőket?
A WEMASY foglalási és fizetési folyamatai követő üzeneteket indíthatnak, ha az előlegek kifizetetlenek maradnak. Csatlakoztasd a fizetést a weboldaladon a weboldalépítőn keresztül, hogy az emlékeztetők ugyanarra a foglalásra hivatkozzanak, amelyet az ügyfél online létrehozott.
Mi a különbség a fizetési emlékeztető és a foglalás-visszaigazolás között?
A visszaigazolás a foglalás létezését igazolja, gyakran közvetlenül a foglalás után. A fizetési emlékeztető a még tartozó pénzt hajtja. Az ügyfélút első érintkezési pontjáról olvass a mi az a foglalás-visszaigazolás fejezetben.
Hívjak inkább e-mail helyett a késedelmes fizetésnél?
A telefonhívás működik, ha az összeg nagy, vagy az ügyfél három e-mailt sem nyitott meg. Kisebb összegeknél kezdd írásbeli emlékeztetőkkel, hogy mindkét félnek legyen világos nyoma arról, mi hangzott el.
Mikor mondjak le egy foglalást nemfizetés miatt?
Add meg a lemondási küszöböt az utolsó emlékeztetőben, és következetesen kövesd a közzétett szabályzatodat. A negyedik modul a kapcsolódó szabályzatírást a hogyan hozz létre lemondási szabályzat sablont fejezetben tárgyalja.