Az egyik ügyfél elmenti a visszaigazoló e-mailt, és beteszi az időpontot a naptárába. A másik bezárja a böngészőfület, elfelejti a dátumot, és rossz napon jelenik meg. Ugyanaz a foglalási rendszer. Egészen más végeredmény.
A foglalás-visszaigazolás a híd a „lefoglalom” gomb és a tényleges megjelenés között. Ez minden olyan üzenet vagy képernyő, amely közli az ügyféllel, hogy az időpontja le van foglalva, és megismétli a legfontosabb adatokat. Lehet e-mail, SMS, a képernyőn megjelenő köszönőoldal, vagy mindhárom. Ha érted, mi a foglalás-visszaigazolás, olyan érintkezési pontokat tervezhetsz, amelyek csökkentik a meg nem jelenéseket és az ügyfélszolgálati hívásokat. Íme, hogyan működik.
Mi az a foglalás-visszaigazolás?
A foglalás-visszaigazolás tranzakciós üzenet, amelyet akkor küldenek, amikor a foglalás megerősített állapotba kerül. Három kérdésre válaszol: sikerült-e a foglalásom, mikor van, és mit kell tudnom, mielőtt megérkezem.
Nem marketinglevél. Az ügyfél már megtette a lépést. A visszaigazolás ezt a lépést igazolja, és megadja az elvárásokat a folytatásról.
A legtöbb visszaigazolás tartalmazza a dátumot, az időpontot, a szolgáltatás vagy a szoba típusát, a helyszínt, a foglalási azonosítót, és linkeket az átfoglaláshoz vagy lemondáshoz. Opcionálisan lehet benne előkészületi jegyzet, fizetési összesítő és naptárba mentő link.
Hogyan kapja meg az ügyfél a foglalás-visszaigazolást?
A leggyakoribb csatorna az e-mail. Kereshető nyomot ad, amelyet az ügyfél továbbíthat, vagy hetek múlva is előkereshet. A jó szöveg írásáról a hogyan írj foglalás-visszaigazoló e-mailt fejezetben olvashatsz.
A képernyőn megjelenő visszaigazolás közvetlenül a fizetés után jön. A köszönőoldal tükrözze az e-mailt, hogy az ügyfél ugyanazokat az adatokat lássa, mielőtt elhagyja az oldalt.
Az SMS-visszaigazolás a mobilközpontú vállalkozásoknál működik jól, ahol az ügyfél rövid üzenetet vár a dátummal, az idővel és a címmel. Összetett foglalásoknál az e-mail kiegészítője, nem a helyettesítője.
Egyes rendszerek a munkatársaknak is küldenek értesítést. A belső jelzések segítenek a csapatnak felkészülni anélkül, hogy az ügyfél a privát jegyzeteket látná.
Miért fontos a foglalás-visszaigazolás az ügyfélélményhez?
A visszaigazolás csökkenti a szorongást. Az online foglalás elvontnak tűnik, amíg egy üzenet nem bizonyítja, hogy a foglalás valódi. A fizetés utáni csend a leggyorsabb módja a bizalom elvesztésének.
Csökkenti az ügyfélszolgálati megkereséseket. Ha a dátum, az idő és a helyszín világosan megismétlődik, kevesebben hívnak, hogy ellenőrizzék az adatokat, amelyeket már megadtak.
Csökkenti a meg nem jelenések számát. A naptárlinkek és a megerősített foglalásból induló emlékeztető-sorozatok látható helyen tartják az időpontot az ügyfél mindennapjaiban.
Megadja a látogatás alaphangját. A visszaigazolás meleg, világos nyelve szervezett vállalkozást jelez. Az ügyetlen vagy késő üzenetek az ellenkezőjét sugallják, még mielőtt az ügyfél belépne az ajtón.
A második modul az elejétől végigvezet a visszaigazolások felépítésén a hogyan hozz létre foglalás-visszaigazoló e-mailt és a hogyan hozz létre visszaigazoló e-mail sablont fejezetekben. A modul következő fejezete a hogyan írj SMS-emlékeztetőket, vagyis az üzenetek, amelyek a látogatás napján hozzák vissza az ügyfeleket.
Gyakori kérdések
A foglalás-visszaigazolás ugyanaz, mint a nyugta?
A visszaigazolás azt bizonyítja, hogy a foglalás le van foglalva. A nyugta azt, hogy a fizetés megtörtént. Sok vállalkozás egyetlen e-mailbe teszi a kettőt, ha a foglalás fizetéssel jár. A nem időponthoz kötött rendelésekhez nézd meg a modul későbbi részében a rendelés-visszaigazoló e-mail sablonokat.
Kapjanak visszaigazolást a függőben lévő foglalások?
A függő kérésekhez más üzenettípus való, például „kérés beérkezett” a „foglalás megerősítve” helyett. Ha egy sablonban keverednek az állapotok, az ügyfél nem tudja, hogy tényleg le van-e foglalva az időpontja.
Milyen gyorsan érkezzen meg a foglalás-visszaigazolás?
Az ügyfelek azt várják, hogy a megerősítés másodperceken belül megjöjjön. Néhány percnél hosszabb késéstől duplikált foglalások és hívások jönnek, amelyekben azt kérdezik, sikerült-e az első próbálkozás.
Küldhet a weboldalam visszaigazolást külön eszköz nélkül?
A weboldaladhoz kapcsolt foglalási oldal automatikusan elindíthatja a visszaigazolásokat. A WEMASY a weboldalépítőben készült foglalási folyamatokat arculatos visszaigazoló e-mailekhez köti, így a webes foglalások ugyanolyan bánásmódot kapnak, mint a telefonosak.
Mi a különbség a foglalás-visszaigazolás és az emlékeztető között?
A visszaigazolás közvetlenül a foglalás után megy, és igazolja, hogy a foglalás létezik. Az emlékeztető az időponthoz közelebb megy, hogy csökkentse az elfelejtést. A harmadik modul az emlékeztető stratégiáról szól a hogyan csökkentik az emlékeztetők a meg nem jelenéseket fejezetben.
Kell naptármelléklet a visszaigazoláshoz?
A naptárba mentő link vagy melléklet segít az ügyfeleknek, hogy a többi teendő mellé mentsék az időpontot. Az egykattintásos naptárba mentés az egyik legegyszerűbb eszköz a meg nem jelenések csökkentésére, amit a visszaigazolásba tehetsz.