Beállítod az irodán kívüli válaszodat, elrepülsz egy konferenciára, és egy részletet elfelejtesz: nem adtál meg helyettes elérhetőséget. Szerdára három ügyfél kétszer is írt válasz nélkül, és fogalma sincs, kit érhet el még. Az automatikus válasz megmondta nekik, hogy elmentél. Azt nem, hogy mit tegyenek ezután.
A céges irodán kívüli e-mailek olyan automatikus válaszok, amelyek akkor aktiválódnak, amikor nem vagy elérhető. Elvárásokat állítanak, védik az e-mail válaszidő-elvárások fejezetből ismert válaszidő-ígéreteket, és megakadályozzák, hogy a feladók azt higgyék, figyelmen kívül hagyod őket. Speciális automatikus válaszolók, ahogy az automatikus válaszolók a céges e-mailhez fejezet tárgyalja.
Mi az irodán kívüli e-mail?
Az irodán kívüli e-mail egy automatikus válasz, amely akkor küldődik el, amikor valaki olyan időszakban ír neked, amelyet nem elérhetőként jelöltél meg. Megmondja a feladónak, hogy távol vagy, mikorra várod a visszatérést, és opcionálisan ki intézheti a sürgős ügyeket. Nem marketingüzenet. Udvariassági gesztus, amely fenntartja a professzionalizmust, amíg offline vagy.
A legtöbb e-mail kliens és tárhelyfiók tartalmaz irodán kívüli vagy szabadság válasz beállítást. Kiválasztod a kezdő és befejező dátumot, megírod az üzenetet, és a rendszer feladónként egyszer elküldi a távollét alatt.
Hogyan működnek az irodán kívüli e-mailek?
Amikor az aktív időszakban új üzenet érkezik a postaládádba, a levelezőrendszer ellenőrzi, hogy küldött-e már irodán kívüli választ annak a feladónak. Ha nem, elküldi az előre meghatározott üzenetedet, és naplózza a feladót a duplikátumok elkerülésére. A meglévő szálakban lévő válaszok általában nem váltanak ki újabb irodán kívüli küldést.
A válasz a szokásos címedről megy, így ugyanazt a domainbizalmat hordozza, mint a kézi levelek. Ez a kézbesíthetőség miatt számít, különösen, ha a márkád már követi az SPF, DKIM és DMARC rekordok hitelesítési lépéseit.
Mit írj egy céges irodán kívüli üzenetbe
1. A visszatérés dátuma
Adj meg egy konkrét dátumot vagy időszakot. A „Március 15-én jövök vissza" világosabb, mint a „egy ideig távol vagyok."
2. Válaszadási elvárások
Írd meg, hogy a visszatérésed után válaszolsz, vagy nevezz meg egy kollégát a sürgős ügyekre. Ez illeszkedik az e-mail delegálása az irányítás elvesztése nélkül fejezet delegálási ötleteihez.
3. Alternatív kapcsolattartó
Add meg egy csapattárs e-mail címét vagy egy közös támogatási címet a professzionális e-mail az ügyfélszolgálathoz fejezetből, amikor valakinek segítségre van szüksége, mielőtt visszatérsz.
4. Rövid ok (opcionális)
A „szabadságon" vagy a „konferencián" elég. Nem kell személyes részleteket megosztanod.
Kapcsold ki az irodán kívüli választ a visszatérésed napján. Ha egy extra hétig aktívan hagyod, összezavarod a feladókat, és rossz postaláda-szokásokat jelzel. A következő fejezet az e-mail sorozatok, amelyeket minden márkának be kell állítania, a szabadság válaszok mellett futó egyéb automatikus üzeneteket tárgyalja.
Gyakori kérdések
Ugyanazt az irodán kívüli formát használja az egész csapat?
A közös sablon következetesen tartja az üzenetet a márkád egészében. Minden csapattag válaszában add meg ugyanazt az alternatív kapcsolattartót és támogatási címet. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül közzéteszi ezeket a nyilvános címeket az oldaladon, hogy egyezzenek az automatikus válaszolóddal.
Mennek az irodán kívüli válaszok levelezési listákra?
A legtöbb rendszer megpróbálja kihagyni a levelezési listákat és az automatikus feladókat, de egyesek még így is megkapják a válaszodat. Mielőtt széles irodán kívüli választ engedélyezel egy szerepalapú címen, gondolj a belső listaforgalomra.
Mennyivel előre állítsam be az irodán kívüli választ?
Kapcsold be az indulás napján az utolsó munkaóra előtt. A záró dátumot az első teljes visszatérési napra állítsd, hogy a visszatérés napján kora reggel érkező levelek ne kapjanak távolléti üzenetet.
Szakszerűtlen a szabadságot megemlíteni az irodán kívüli üzenetben?
Az egyszerű „nem vagyok az irodában" bármilyen helyzetre jó. A szabadság említése rendben van az olyan ügyfélkapcsolatoknál, ahol az emberi hang illik a márkád stílusához a formális és informális e-mail márkáknak fejezet szerint.
Használhatom az irodán kívüli választ részleges elérhetőségre?
Igen. Teljes távollét helyett a csökkentett órákat jelezd. Példa: „Pénteken a levelezést naponta egyszer, 16:00-kor nézem." Ez reális elvárásokat állít, anélkül hogy úgy tennél, mintha teljesen távol lennél.
Mi van, ha távollétemben senki nem tud helyettesíteni?
Légy őszinte a késleltetett válaszokról, és adj meg visszatérési dátumot. Ne találj ki helyettest, aki nem fog válaszolni. Az ügyfelek jobban szeretik az őszinteséget egy megszegett ígéretnél.