Egy érdeklődő pénteken 21:02-kor beküldi a kapcsolatfelvételi űrlapodat. Hétfőig offline vagy. Automatikus válaszoló nélkül a postaládája üresen marad a hétvégén. Automatikus válaszolóval pár másodpercen belül kap egy rövid jegyzetet, amely megerősíti, hogy megkaptad az üzenetet, és mikor számíthat teljes válaszra.
A céges e-mail automatikus válaszolói az e-mail automatizálás legegyszerűbb formái. Egy előre meghatározott üzenetet küldenek, amikor egy konkrét esemény történik, például bejövő e-mail vagy űrlapbeküldés. Már tudod, mikor van értelme az automatizálásnak a mikor használjanak a márkák e-mail automatizálást fejezetből. Az automatikus válaszolók általában az első eszközök, amelyeket a márkák beállítanak.
Mi az automatikus válaszoló?
Az automatikus válaszoló olyan automatikus válasz, amely kézi művelet nélkül elküldődik, amikor egy eseményindító feltétel teljesül. Az eseményindító lehet egy adott címre érkező e-mail, egy űrlapbeküldés az oldaladon, vagy egy kulcsszó a tárgysorban. A válasz az előre megírt tartalmadat használja.
Az automatikus válaszolók különböznek a teljes e-mail sorozatoktól. A sorozat több üzenetet küld napok vagy hetek alatt. Az automatikus válaszoló jellemzően eseményindítónként egy üzenetet küld. Mindkettő része a mi az e-mail automatizálás márkáknak fejezetben leírt tágabb gyakorlatnak.
Hogyan működnek az automatikus válaszolók?
A folyamat négy lépésből áll. Először meghatározod az eseményindítót, például a tamogatas@cegnev.hu címre érkező levelet vagy egy kapcsolatfelvételi űrlapot a kezdőlapodon. Másodszor megírod a válasz tartalmát, a tárgysort és a szöveget is. Harmadszor engedélyezed az automatikus válaszolót az e-mail tárhelyed vagy az űrlap beállításaiban. Negyedszer a rendszer figyeli az eseményindítót, és automatikusan elküldi a választ.
A válasznak ugyanarról a domain címről kell érkeznie, amelyre a feladó írt, ami megerősíti a bizalmat, amelyet a mi az egyedi domainnel működő e-mail cím fejezetben építesz. Add hozzá az aláírás elemeit a mit tegyél az e-mail aláírásba fejezetből, hogy az automatikus üzenet úgy nézzen ki, mint a többi márkás levelezésed.
Az automatikus válaszolók gyakori típusai márkáknak
1. Kapcsolatfelvételi űrlap visszaigazolás
Megerősíti az átvételt, és válaszidőt ad meg. Kapcsolódik a professzionális e-mail és a weboldalad fejezeten át közzétett űrlapokhoz.
2. Általános postaláda automatikus válaszoló
Válaszol mindenkinek, aki egy szerepalapú címre ír, például az info@ vagy a hello@ címre. Hasznos, ha nagy a forgalom, és a feladóknak gyors visszaigazolás kell.
3. Irodán kívüli automatikus válaszoló
Tervezett távollét alatt aktiválódik. Az irodán kívüli e-mailek vállalkozásoknak külön fejezet az időzítést, a tartalmat és a kikapcsolást tárgyalja.
Kezdj egy automatikus válaszolóval, teszteld magad, és kérj meg egy kollégát, hogy aktiválja. Javítsd a kényelmetlen megfogalmazást, mielőtt az ügyfelek látják. Az irodán kívüli levelekről szóló következő fejezet természetes második lépés, ha a csapatod utazik, vagy tervezett szabadságot vesz ki.
Gyakori kérdések
Válaszol az automatikus válaszoló egy szál minden e-mailjére?
A legtöbb automatikus válaszoló új beszélgetésenként egyszer aktiválódik, nem egy meglévő szál minden válaszára. Ellenőrizd a beállításaidat, hogy elkerüld a duplikált visszaigazolásokat. A weboldalépítőn keresztüli WEMASY űrlap visszaigazolások általában beküldésenként egy választ küldenek.
Milyen hosszú legyen egy automatikus válaszoló üzenet?
Tartsd öt mondat alatt. Mondd el, mit kaptál, mikor válaszolsz, és hogyan érhet el valakit sürgős esetben. A hosszú automatikus válaszolók sablonlevélnek tűnnek.
Okozhatnak az automatikus válaszolók e-mail hurkot?
Két egymásnak válaszoló automatikus válaszoló hurkot hozhat létre. A legtöbb céges levelezőrendszer észleli ezt, és egy csere után leáll. Ha lehet, zárd ki a noreply címeket és a levelezési listákat az automatikus válaszoló eseményindítóiból.
Szerepeljen telefonszám az automatikus válaszolóban?
Csak akkor adj meg telefonszámot vagy más elérhetőséget, ha a csapatod tényleg fel tudja venni. Az az automatikus válaszoló, amely olyan sürgős telefonos támogatást ígér, amelyet nem tudsz teljesíteni, árt a bizalomnak.
Kell tárgysor az automatikus válaszolókhoz?
Egy világos tárgysor segít a címzetteknek később megtalálni a visszaigazolást. Használj valami konkrétat, például „Megkaptuk az üzenetedet", az általános „Re: megkeresésed" helyett. Az elnevezési szokásokhoz nézd meg a professzionális e-mail tárgysorok fejezetet.
Miben különbözik az automatikus válaszoló a szabadság választól?
A szabadság vagy irodán kívüli válasz ütemezés szerint aktiválódik, és megmondja a feladóknak, hogy távol vagy. Az általános automatikus válaszoló folyamatosan fut egy adott címhez vagy űrlaphoz. Mindkettő az automatikus válaszolók típusa, más eseményindítóval.