A készletproblémák észrevétlenül halmozódnak. Itt egy kihagyott újrarendelés, ott egy túladott termék, és hamarosan visszatérítéseket intézel, bocsánatkérő e-maileket írsz, és nézed, ahogy a visszatérő vevők máshová mennek. Egy megbízható rendszert korán felállítani sokkal olcsóbb, mint utólag takarítani a kárt, amikor már összeomlott.
Mi az a készletkezelés egy online boltban?
A készletkezelés az a folyamat, amelyben követed, hogy az egyes termékekből hány darab van raktáron, milyen gyorsan fogynak, mikor kell újra rendelni, és mi történik a készlettel, ahogy a rendelések jönnek és mennek. Egy online boltnál ide tartozik az is, hogy a boltban megjelenített készletszámok pontosak legyenek, így a vevők soha nem vesznek olyat, amit nem tudsz leszállítani.
A legegyszerűbb esetben a webshop készletkezelése négy kérdésre ad választ bármely pillanatban. Mennyi van belőle? Hol van? Milyen gyorsan fogy? Mikor kell több? Az a bolt, amely mind a négyre megbízhatóan tud válaszolni, jól működő készletkezeléssel rendelkezik. Az a bolt, amely ezekre nem tud következetesen válaszolni, vakfoltokkal működik, és ez előbb-utóbb eladásba kerül.
A tét online más, mint egy fizikai boltban. Egy fizikai boltban a vevő látja az üres polcot. Online viszont végigviheti a fizetést olyan termékre, amelyből nincs készleted. Ez a túladás, és a helyreállítás rosszabb, mint egy elmaradt eladás. Visszatérítéssel, magyarázkodással és egy csalódott vevővel jár, akinek újra rendelnie kell valamit, amiről már azt hitte, hogy elintézte.
Hogyan működik a készletkövetés?
A készletkövetés egy számlálással kezdődik. A kínálatod minden termékéhez tartozik egy készletmennyiség. Amikor egy vevő rendel, ez a mennyiség csökken. Amikor új árut kapsz, nő. Azt a rendszert, amely ezt valós időben kezeli, készletkövetésnek hívjuk.
A kézi követés táblázatot vagy írásos naplót használ. Minden eladást rögzítesz, minden szállítmányt hozzáadsz, és a folyamatos számot kézzel frissíted. Nagyon kis boltoknál, kevés cikkszámmal ez működik. Összeomlik, ha nő a rendelések száma, ha a termékeknek több változata van, vagy ha egynél több csatornán értékesítesz, és a készletet egyszerre több helyen kell frissíteni.
Az automatizált követés, amely a legtöbb webshoprendszerbe be van építve, valós időben frissíti a készletszámokat, ahogy jönnek a rendelések. Egy vevő vesz egy piros, M méretű pólót. A rendszer azonnal levon egyet az adott változat számából. Ha a készlet nullára esik, a termék automatikusan elérhetetlenként vagy készlethiányosként jelenik meg. Nincs szükség kézi lépésre. Ez a szokásos megoldás minden olyan boltnál, amelyben néhány terméknél több van.
Mi az az újrarendelési pont, és hogyan állítsd be?
Az újrarendelési pont az a készletszint, amelynél új rendelést indítasz a beszállítódnál. Ez nem nulla. Mire a készleted eléri a nullát, már elvesztettél eladásokat. Az újrarendelési pontot elég magasra kell állítani ahhoz, hogy az új áru megérkezzen, mielőtt kifogysz.
Az újrarendelési pont kiszámításához két adat kell. Az első a termék átlagos napi eladási üteme. A második a beszállítód szállítási átfutási ideje, vagyis hány nap telik el a rendelés leadásától az áru megérkezéséig. Szorozd össze a két számot, és megkapod azt a minimális készletszintet, amelynél újra kell rendelned, hogy ne keletkezzen hiány.
Adj hozzá egy biztonsági tartalékot. A beszállítók átfutási ideje nem mindig pontos. Egy szállítmány, amelynek hét nap alatt kellett volna megérkeznie, néha tízig tart. A biztonsági készlet az a pluszmennyiség, amely fedezi a helyzetet, ha a beszállító késik, vagy ha az eladások váratlanul megugranak. Gyakori megoldás, hogy az alap újrarendelési számításhoz három-öt nap átlagos eladását adják hozzá biztonsági készletként.
Az újrarendelési pontokat termékenként állítsd be, ne az egész kínálatra. Egy gyorsan fogyó sikertermékhez sokkal magasabb újrarendelési pont kell, mint egy lassan fogyó speciális tételhez. Az újrarendelési pontokat szezononként vizsgáld felül és igazítsd, mert az eladási ütem változik, és a számításnak lépést kell tartania.
Hogyan előzd meg a túleladást?
Túleladás akkor történik, amikor a vevő olyan terméket vesz, amelyet nem tudsz teljesíteni, mert a rendszered magasabb készletszámot mutatott, mint amennyid valójában volt. Ez szinte mindig szinkronizálási probléma. A tényleges készleted és a rendszered készletszáma eltávolodott egymástól.
A leggyakoribb okok a kézi hibák, például ha elfelejted frissíteni a készletet a visszaküldések után, vagy amikor a sérült árut kivezetik. Az is előfordul, ha több csatornán értékesítesz, és az egyik csatornán történt eladás nem frissíti azonnal a másik csatorna számát. A saját boltodban és egy piactéren ugyanarra a tételre történt eladás, ha nincs valós időben szinkronizálva, mindkettő feldolgozódhat, mielőtt bármelyik csatorna frissítené az elérhető számot.
A túleladás megelőzése pontos számokkal kezdődik. Rendszeres ütemben egyeztesd a fizikai készletedet a rendszer számával. Kis forgalmú boltoknál a havi egyeztetés járható. Nagy forgalmú boltoknál heti, vagy minden nagy szállítmány után. Ha több csatornán értékesítesz, gondoskodj róla, hogy mind egyetlen készletforrásból dolgozzon, ne külön számokat vezessen.
A rendszerben készlettartalékot is beállíthatsz. Két-három darabos tartalék azt jelenti, hogy a boltod akkor jelzi a terméket készlethiányosnak, amikor még két-három darab van belőle. Ez egy biztonsági háló, amely időt ad a számok ellenőrzésére, mielőtt az utolsó néhány darab elkel. Egy kis lehetséges bevételt cserél egy sokkal kisebb túleladási kockázatra.
Mi a különbség a FIFO és a LIFO között?
A FIFO az angol first in, first out rövidítése: elsőként be, elsőként ki. Ez azt jelenti, hogy a legrégebbi készletet adod el először. A LIFO az angol last in, first out rövidítése: utolsóként be, elsőként ki, vagyis a legújabb készletet adod el először.
A legtöbb fizikai terméknél a FIFO a helyes megközelítés. Azokat a termékeket, amelyek lejárnak, romlanak vagy kimennek a divatból, abban a sorrendben kell eladni, ahogy beérkeztek, hogy a régebbi készlet ne üljön határozatlan ideig az újabb mögött. Egy élelmiszermárkának, egy bőrápolási márkának vagy egy szezonális kollekciókkal dolgozó ruházati márkának is FIFO kell. Az elsőként beérkezett tétel az elsőként kiszállított.
A LIFO-t néhány számviteli környezetben használják, de webshopos márkáknál ritkán ez a helyes működési megközelítés. A kivétel azok a termékek, amelyeknél az állapot nem romlik, és a szavatossági idő nem tényező, például bizonyos tartós fogyasztási cikkek vagy digitális tételek. Még ekkor is a legtöbb bolt a FIFO-t választja, mert az csökkenti a lejárt vagy elavult készlet tartásának kockázatát.
Hogyan kezeld a készletet a változatokkal rendelkező termékeknél?
A változatok a méret, a szín, az anyag vagy más opciók kombinációi, amelyek ugyanannak az alaptermékneknek különböző verzióit hozzák létre. Egy öt színben és négy méretben kapható póló egy termék húsz változattal. Minden változatnak saját készletszáma, saját újrarendelési pontja és saját eladási üteme van.
A készlet kezelése változatszinten több munka, mint termékszinten, de ez az egyetlen megközelítés, amely megelőzi a változatspecifikus hiányokat. Egy termék, amely elérhetőnek látszik, még lehet készlethiányos a legnépszerűbb méretben vagy színben. A változatszintű követés láthatóvá teszi ezeket a hiányokat, mielőtt a vevő beleütközik.
Az újrarendelési döntéseknél csoportosítsd a változatok adatait. Egy nagy méretű piros póló gyorsabban fogyhat, mint ugyanaz a póló extra kicsiben. Állíts be változatspecifikus újrarendelési pontokat a legjobban fogyó termékekhez, és fogadd el, hogy a lassabban fogyó változatokat kisebb biztonsági tartalékkal is lehet kezelni. Így kevesebb tőke ragad a lassan forgó készletben, és a legjobban fogyó változataid sincsenek kitéve a kockázatnak.
Hogyan végezz leltárt vagy készletellenőrzést?
A leltár a fizikai ellenőrzése annak, mi van valójában a rendelkezésedre, szemben azzal, amit a rendszered mutat. A két szám közötti eltérést zsugorodásnak nevezzük, és felhalmozódik a nem megfelelően feldolgozott visszaküldésekből, a le nem írt sérült árukból, a lopásból és az egyszerű számlálási hibákból.
Teljes leltár
A teljes leltár a boltod készletének minden tételét egyszerre ellenőrzi. Ez a legpontosabb módszer, és a legzavaróbb. Nagy kínálatú boltoknál a teljes leltár általában évente egyszer-kétszer történik, gyakran egy pénzügyi időszak végén. Minden terméket és minden változatot meg kell számolni, és az eredményt egyeztetni kell a rendszer számával.
Ciklikus leltár
A ciklikus leltár a készlet egy részét ellenőrzi forgó ütemezés szerint, nem mindent egyszerre. Minden héten vagy hónapban a kínálat egy másik szakaszát számolják meg. Egy év alatt minden terméket legalább egyszer megszámoltak. Ez kevésbé zavaró, mint a teljes leltár, és az eltéréseket még azelőtt elkapja, hogy halmozódnának. Azoknak a boltoknak ez az előnyben részesített módszere, amelyek nagy mennyiségű készletet tartanak, és nem állíthatják le a működést egy teljes leltár miatt.
Szúrópróbák
A szúrópróbák nem előre tervezett számlálások, amelyek bizonyos nagy értékű vagy gyorsan fogyó termékekre irányulnak. Egy jelzés váltja ki őket, például ha egy újrarendelési pontot a vártnál korábban érsz el, vagy egy vevő panaszkodik, hogy egy terméket készleten lévőként jelöltek, miközben nem volt elérhető. A szúrópróba megerősíti, hogy a rendszer száma pontos-e egy adott tételnél, a teljes kínálat ellenőrzése nélkül.
Mi az a biztonsági készlet, és mennyit érdemes tartani?
A biztonsági készlet az a tartalék, amelyet a minimális működési szint fölött tartasz, hogy felfogja a váratlan keresletcsúcsokat vagy az ellátási késéseket. Olyan készlet, amelyre remélhetőleg nem lesz szükséged, de örülni fogsz neki, ha az átfutási idők csúsznak, vagy egy termék hirtelen gyorsabban fogy a vártnál.
A megfelelő biztonsági készlet mennyisége attól függ, mennyire ingadozik a keresleted, és mennyire megbízhatóak a beszállítóid. Egy egyenletes, kiszámítható eladású termékhez és egy mindig időben szállító beszállítóhoz nagyon kevés biztonsági készlet kell. Egy szeszélyes eladású termékhez vagy egy következetlen átfutási idejű beszállítóhoz több. A biztonsági készletet a legrosszabb esetű átfutási idő és a hasonló időszakban látott legmagasabb eladási ütem alapján számold ki, majd vesd össze az átlagos forgatókönyvvel. A legrosszabb eset és az átlag közötti különbség nagyjából annyi biztonsági készletet jelent, amennyire szükséged van.
Ha túl sok biztonsági készletet tartasz, a pénzed olyan árukban ül, amelyek állnak, nem fogynak. Ha túl keveset, az készlethiányt okoz, ami eladásba és a vevők bizalmába kerül. A biztonsági készlet szintjét vizsgáld felül minden szokatlan keresleti időszak után, például egy promóciós kampány, egy termékbevezetés vagy egy szezonális csúcs után.
Hogyan kezeld a készletet akció vagy promóció idején?
A promóciós időszakok drámaian összesűrítik az érintett termékek eladási ütemét. Egy termék, amelyből normál időszakban heti 10 darab fogy, egy akció első két napján 100 darabot is eladhat. A normál forgalomnál jól működő készletrendszerek lemaradhatnak egy csúcs alatt, ha nincsenek felkészítve a gyors rendeléskezelésre.
Minden promóció előtt nézd át a készletszintet minden olyan terméknél, amelyet be szeretnél vonni. Ha szűk a készleted, állíts be óvatos részvételi korlátokat. Jobb egy promóciót adott darabszámnál lezárni, mint túladni és visszatérítéseket intézni a legforgalmasabb időszakodban.
A promóció után egyeztesd a számokat, mielőtt újra megnyitod a normál értékesítést. A promóciós rendelések néha elmaradást okoznak a teljesítésben, ami késlelteti a készletszám helyes frissülését. Egy promóció utáni egyeztetés elkapja ezeket a réseket, mielőtt átvinnék őket a rendszeres készletkezelésbe.
Hogyan kezeli a WEMASY a készletkezelést
A WEMASY webshoprendszere beépített készletkövetést tartalmaz: valós idejű készletfrissítést a rendelések leadásakor, változatszintű számokat, alacsony készletre figyelmeztető értesítéseket, és azt a lehetőséget, hogy a készlethiány státusza automatikusan megjelenjen, amikor a készlet eléri a nullát. Újrarendelési küszöböket állíthatsz be, és a bolt vezérlőpultján áttekintheted a készletjelentéseket. Nézd meg, mi tartozik az egyes csomagokhoz az árazási oldalon. Ha mélyebben szeretnéd megérteni, hogyan kapcsolódik a készlet a termékbeállításhoz, olvasd el: mi az a termékkatalógus, és hogyan építs egyet.
Kapcsolódó olvasnivaló: Mi az e-kereskedelem? és Hogyan működik egy online bolt?.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a legjobb módja a készletkövetés elkezdésének, ha egyáltalán nincs rendszerem?
Kezdd egy táblázattal és egy számlálással. Sorold fel minden terméket és változatot, amelyet készleten tartasz, írd be mindegyik jelenlegi mennyiségét, és jegyezd fel a beszállítód átfutási idejét. Rögzíts minden eladást és minden szállítmányt. Ez ad egy kiindulási alapot. Ha van egy alapszintű számod és egy folyamatod a frissítésére, hamar látni fogod, hol mondja fel a szolgálatot a kézi megközelítés, és általában ekkor válik szükségessé egy automatizált rendszer. A kézi szakasz célja, hogy elég jól megismerd a kínálatodat ahhoz, hogy helyesen állíts be egy automatizált rendszert. A WEMASY weboldalépítőjével ezt közvetlenül a boltodon is beállíthatod.
Hogyan kezeljem a készletet azoknál a termékeknél, amelyeket a saját boltomban és egy piactéren is egyszerre árulok?
A többcsatornás értékesítéshez egyetlen készletforrás kell, amelyben megbízhatsz. Ha minden csatorna külön számot vezet, a túleladás szinte elkerülhetetlen. Használj olyan készletrendszert, amely valós időben szinkronizálja a készletet az összes csatornán, így bárhol történő eladás azonnal mindenhol csökkenti az elérhető számot. Ha a webshoprendszered ezt natívan nem támogatja, a következő lehetőség egy többcsatornás készletkezelő alkalmazás, amely a csatornáidat egy közös számhoz köti. Ha két csatornán, külön készletszámokkal értékesítesz, és a legjobbat reméled, az nem fenntartható megközelítés, ahogy nő a forgalom.
Engedélyezzek előrendelést, ha nincs készleten a termék?
Az előrendelés lehetővé teszi, hogy a vevők olyan terméket vegyenek, amelyből jelenleg nincs készleted, és a teljesítési dátum a készlet megérkezése után lesz. Fenntarthatják a bevételt egy készlethiány idején, de világosan kommunikálni kell a vevőkkel a várható várakozási időről. Ha előrendelést kínálsz, jelenítsd meg feltűnően a várható szállítási dátumot, és küldj egy visszaigazoló e-mailt, amely megismétli az időzítést. Soha ne kínálj előrendelést, ha nem tudod, mikor érkezik meg a készlet. Azok a vevők, akik előrendelt tételt rendelnek, majd nem kapnak semmilyen frissítést, nagyobb valószínűséggel mondják le a rendelést és írnak negatív értékelést, mint azok, akiknek azt mondták, hogy a termék egyszerűen elfogyott.
Hogyan kezeljem a készletet azoknál a termékeknél, amelyeket magam készítek, nem pedig beszállítótól veszek?
A kézzel készített vagy megrendelésre gyártott termékeknél a készletkezelés a raktári készlet helyett a termelési kapacitásra összpontosít. Kövesd az egyes termékek elkészítéséhez szükséges anyagokat és alkatrészeket, a jelenlegi anyagkészletedet és a termelési ütemedet. Az újrarendelési pontok a nyersanyagaidra vonatkoznak, nem a késztermékekre. Adj meg reális átfutási időt minden termékhez aszerint, mennyi idő alatt készíted el, és jelenítsd meg ezt az időt a vevőknek a pénztárnál. Ha a rendelések száma gyorsabban nő, mint a termelési kapacitásod, ez a rés a működésed legfontosabb készletjelzése.
Mi az a holt készlet, és hogyan kerüljem el?
A holt készlet olyan áru, amely nem fogy, és valószínűleg a jelenlegi áron sem fog. Tőkét köt le, raktárhelyet foglal, és vásárlási vagy előrejelzési hibát jelez. Az elkerüléséhez új vagy kipróbálatlan termékeknél óvatosan vásárolj, és csak akkor növeld a rendeléseket, ha már valódi eladási adataid vannak. A lassan fogyó tételeket havonta vizsgáld meg. Az a termék, amely 60 napja nem fogyott, árcsökkentés vagy promóciós lökés jelöltje, mielőtt végleg beragadó készlet lesz. Minél hamarabb lépsz a lassan fogyó készlettel, annál többet kapsz vissza a befektetésedből.
Hogyan hat a dropshipping a készletkezelésre?
A dropshippingnél nem tartasz fizikai készletet. A beszállítód közvetlenül a vevőnek szállít, amikor leadják a rendelést. Ebben a modellben a készletkezelés a beszállítód készletének elérhetőségét követi, nem a sajátodat. A kockázat az, hogy a beszállítód készletszáma és a boltod által megadott elérhetőség szinkronból kiesik. Egy vevő olyan terméket vásárol, amelyet a boltod készleten lévőként jelöl, de a beszállítónál elfogyott. Ez túleladási helyzetet teremt, amelyet nehezebb megelőzni, mert a beszállítód adatainak pontosságától függsz. Ahol lehetséges, állítsd be, hogy a boltod a beszállító valós idejű adatfolyamai alapján frissítse az elérhetőséget, és építs ki egy folyamatot a beszállító készletszintjeinek rendszeres figyelésére.