A cégedben hat ember nyúl minden blogbejegyzéshez. Senki sem tudja, ki miért felel. Tizenkét piszkozat ragadt valahol a "majdnem kész" és a "visszajelzésre vár" között. Múlt hónapban három darabot tettél közzé. Ebben a hónapban nulla. A csapat elfoglalt, de a csővezeték befagyott.
A tartalomkészítési munkafolyamat ezt úgy oldja meg, hogy pontosan meghatározza, mi történik az egyes szakaszokban, ki viszi tovább a darabot, és mennyi ideig tartson az egyes lépés. Így építhetsz olyat, amely illik a csapatodhoz, és folyamatosan mozgatja a tartalmat.
Először térképezd fel a jelenlegi folyamatot
Mielőtt új munkafolyamatot terveznél, dokumentáld, mi történik ma valójában. Kövesd az utolsó három közzétett darabodat az ötlettől az élő URL-ig. Jegyezz fel mindenkit, aki hozzányúlt, minden késést és minden javítási kört. Ez az őszinte térkép megmutatja, hol akadnak el a darabok.
Gyakori elakadási pontok: homályos brifek, hiányzó szerkesztők, jóváhagyási szűk keresztmetszetek és olyan közzétételi lépések, amelyekhez valaki kell, aki mindig elfoglalt. Az új munkafolyamatnak előbb a két legfontosabb elakadási pontot kell kezelnie.
Határozd meg a szakaszokat
Kezdj öt alapszakasszal, és csak szükség esetén adj hozzá többet. Első szakasz: téma jóváhagyva és brif megírva. Második szakasz: első piszkozat elkészült. Harmadik szakasz: szerkesztői átnézés és javítások. Negyedik szakasz: végső jóváhagyás. Ötödik szakasz: közzétéve és népszerűsítve.
Adj az egyes szakaszokhoz maximális időkeretet. Egy blogbejegyzés brifje egy napot vegyen igénybe. Egy első piszkozat három-öt napot. A szerkesztés egy-két napot. Ha egy darab túllépi a szakaszának határát, a felelős jelez vagy átadja másnak.
Olvasd el a mi az a tartalmi munkafolyamat részt az elméleti alapokhoz, mielőtt testreszabod a készítési folyamatodat.
Jelölj ki felelősöket és átadási szabályokat
Minden szakasznak egy felelőse van, aki a darabot a következő szakaszba viszi. A felelősnek nem mindig kell végeznie a munkát, de ő erősíti meg a befejezést. Írj átadási szabályokat: mit ellenőriz a felelős a továbblépés előtt, és milyen értesítést kap a következő felelős.
Példa: az író csak önszerkesztés és helyesírás-ellenőrzés után jelöli késznek a piszkozatot. A szerkesztő értesítést kap a piszkozat linkjével, és megkapja az eredeti tartalmi brifet a viszonyításhoz. Az egyértelmű átadás megelőzi, hogy a piszkozatok a levegőben lógjanak.
Kösd a munkafolyamatot a naptárhoz
Frissítsd a tartalmi naptárad státuszcímkéit, hogy megfeleljenek a munkafolyamat szakaszainak. Ha a naptár és a munkafolyamat ugyanazt a nyelvet használja, mindenki ugyanazt a képet látja. A naptárban a "szerkesztés alatt" azt jelenti, hogy a darab éppen a szerkesztőnél van.
A határidőket a közzétételi dátumoktól visszafelé told. Ha egy bejegyzés 15-én jelenik meg, és a szerkesztés két napig tart, a piszkozatnak 12-re késznek kell lennie. Ha az írás öt napig tart, a brifnek 7-re kell elkészülnie. A közzétételi dátumoktól visszafelé dolgozni megelőzi az utolsó pillanatos hajrát.
Dokumentáld, és tanítsd be a csapatod
Írd le a munkafolyamatot egyoldalas dokumentumként, amelyet bárki követni tud. Legyen benne a szakaszok neve, a felelősök, az időkeretek, az átadási szabályok és a fájlok helye. Oszd meg minden csapattaggal és szabadúszóval az első napon.
A teljes bevezetés előtt futtass próbát két-három darabbal. Jegyezd fel, hol érződik a munkafolyamat túl nehéznek vagy túl könnyűnek. Igazítsd a szakaszok időkereteit és a felelősségeket a valódi eredmények alapján, ne az elméleti eszmények szerint.
Javítsd a munkafolyamatot idővel
Havonta nézd át a munkafolyamatot. Kövesd a szakaszonkénti átlagos időt, a javítások számát és a lekésett határidőket. Ha a szerkesztés rendszeresen a becsült idő kétszeréig tart, vagy adj rá több időt, vagy egyszerűsítsd az átnézési szempontokat.
Olyan munkafolyamat-automatizálási példák, amelyek segítenek, de nem bonyolítják túl a dolgot: automatikus értesítések, ha egy szakasz befejeződik, sablonbrifek, amelyek előre kitöltik a szokásos mezőket, és ellenőrzőlista-emlékeztetők a közzététel előtt. Előbb a kézi folyamat legyen tiszta, és csak utána add hozzá az automatizálást. Egy rossz kézi munkafolyamaton nem segít a ráépített automatizálás.
Ha a készítési munkafolyamatod már fut, nézd meg a blogok újrahasznosításának módjait, hogy minden közzétett darab újabb formátumokat adjon anélkül, hogy a teljes munkafolyamatot újra kellene kezdened.
Gyakran ismételt kérdések
Mennyi idő alatt építhető fel egy tartalomkészítési munkafolyamat?
A jelenlegi folyamat feltérképezése néhány óra. A munkafolyamat-dokumentum megírása és a csapat betanítása egy-két nap. Számíts két-négy hét finomhangolásra, mire a munkafolyamat természetessé válik.
Mi a minimálisan működő tartalomkészítési munkafolyamat?
Brif, piszkozat, szerkesztés, közzététel. Négy szakasz elég egy egyéni alkotónak vagy egy kétfős csapatnak. Adj hozzá jóváhagyási és népszerűsítési szakaszt, ahogy nő a csapatod és a tartalom mennyisége.
Hogyan kezeled a sürgős tartalmat a munkafolyamaton kívül?
Hozz létre gyorsított utat kevesebb szakasszal, ne külön folyamatot. Egy sürgős darab kihagyhatja a teljes brifet, és rögtön az írással kezdhet, de a közzététel előtt át kell mennie a szerkesztésen. Ha minden szakaszt kihagysz, a hibák garantáltak.
Tartalmazzon a munkafolyamat jogi vagy megfelelőségi átnézést?
A szabályozott iparágakban működő vállalkozásoknak érdemes a közzététel előtt megfelelőségi szakaszt felvenni. Jegyezd fel, mely tartalomtípusokhoz kell átnézés, és melyekhez nem. A rutin blogbejegyzések kihagyhatják, a termékállítások és a pénzügyi tartalmak nem.
Hogyan méred a munkafolyamat hatékonyságát?
Kövesd a briftől a közzétételig eltelt napok átlagát, a javítási körök számát darabonként, és a naptári határidőt teljesítő darabok százalékos arányát. A közzétett tartalom analitikája ezután megmutatja, hogy a gyorsabb gyártás megőrzi-e a minőséget.
Mi a tartalomkészítési munkafolyamat utolsó lépése?
A weboldalon való közzététel az alapvető utolsó lépés, amelyet a népszerűsítés követ. A WEMASY weboldalépítőjében formázhatod, optimalizálhatod és közzéteheted a tartalmat, így a munkafolyamatod utolsó szakasza ott történik, ahol a közönséged olvassa.