Az étterem távolról nyugodtnak látszik. Közelről a recepciós képernyő mást mutat. A 12-es asztal túllépte a forgási idejét. Egy hatfős társaság a bár mellett vár, miközben két kétszemélyes asztal üresen áll, mert senki sem vonta össze őket. A foglalási lista 19:30-at mutat. A terem szerint még nem.
A foglalási könyv és a fizikai étterem közötti feszültséget az asztalkezelés oldja fel. Az asztalkezelés azt jelenti, hogy a vendégeket konkrét asztalokhoz rendeled, követed, mennyi ideig foglal helyet egy társaság, és úgy forgatod az asztalokat, hogy senki se érezze sietősnek. A foglalások kezelésének tágabb területén belül van, de a fizikai terepre figyel, nem csak a foglalási nyilvántartásra. Itt van, hogyan működik az asztalkezelés, és miért nem elég a foglalás önmagában.
Mi az asztalkezelés?
Az asztalkezelés az, ahogyan az étterem az ültetést irányítja az élő szolgáltatás alatt. Idetartozik a foglalások asztalokhoz rendelése, a betérők leültetése a lefoglalt társaságok közé, az asztal állapotának követése a leültetéstől a fizetésig, és annak becslése, mikor szabadul fel egy asztal a következő vendégnek.
A foglalás megmondja, ki jön és mikor. Az asztalkezelés megmondja, hol ül, meddig marad, és mi történik, ha a következő társaság hamarabb érkezik, mint ahogy az előző elmegy. A zökkenőmentes szolgáltatáshoz mindkettőnek együtt kell működnie.
Miért fontos az asztalkezelés szolgáltatás közben?
Az étterem bevétele a fordulókon múlik. Az az asztal, amely 20 percig üresen áll két társaság között, szolgáltatásonként egy lehetséges leültetést veszít. Az az asztal, amelyet egy lassú társaság túl sokáig foglal, minden mögötte lévő foglalást késleltet. Az asztalkezelés egyensúlyba hozza a vendégkomfortot és az átbocsátást.
A jó asztalkezelés a vendégélményt is javítja. A társaságok megfelelő méretű asztalhoz kerülnek. A nagy csoportokat nem szorítják a sarokba. A kiemelt vendégek abba a részlegbe kerülnek, amelyet a vezető tervezett. Aktív kezelés nélkül a terem csak reagál, és a vendégek érzik a káoszt.
Az asztalkezelés kulcselemei
1. Alaprajz térképezése
Minden asztal kap egy számot, egy kapacitást és egy zónajelölést. A kültér, a bár, az ablak és a privát részek más-más vendégigényt szolgálnak. Az alaprajz az a térkép, amelyből a recepciós a leültetési döntéseket hozza.
2. Asztalállapot követése
Minden asztal állapotokon megy át: szabad, lefoglalt, leültetett, rendelés, étkezés, desszert, számla kiadva és leszedés. Az aktuális állapot megmondja a recepciósnak, mikor szabadul fel.
3. Forgási idő becslése
Kövesd az átlagos étkezési időt létszám és a hét napja szerint. Egy kétszemélyes asztal kedden ebédnél 45 perc alatt fordulhat. Egy négyszemélyes pénteken vacsoránál 90 percet kérhet. A becslések adják a pontos várakozási időt.
4. Asztalok összevonása és szétválasztása
A rugalmas elrendezés lehetővé teszi, hogy két kétszemélyes asztalt összetolj egy hirtelen négyfős társaságnak, vagy szétválassz egy hosszú asztalt kisebb csoportoknak. Az asztalkezelés azt is jelenti, hogy tudod, mely kombinációk működnek úgy, hogy ne torlaszolják el a folyosókat.
5. Foglalások összekötése a fizikai asztalokkal
Amikor megérkezik egy 19 órás foglalás, a recepciósnak már tudnia kell, melyik asztal vagy részleg tartja a foglalást. Ez a kapocs megelőzi az asztalszintű dupla foglalást, akkor is, ha a foglalási lista rendezettnek látszik.
Amikor a foglalás nem elég
A foglalási rendszer azt követi, ki foglalt. Az asztalkezelés azt, mi történik most a teremben. Azok az éttermek, amelyek csak foglalást kezelnek asztalkezelés nélkül, továbbra is hosszú várakozással, kínos ültetéssel és elégedetlen betérőkkel küzdenek.
A forgalom növekedésével az asztalkezelő rendszer a papíros teremtervet élő nézetre cseréli, amelyet minden recepciós és vezető megoszthat.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a különbség az asztalkezelés és a foglalások kezelése között?
A foglalások kezelése a vendégek érkezése előtti foglalásokkal foglalkozik. Az asztalkezelés az ültetéssel és a forgatással szolgáltatás közben. Mindkettőre szükség van egy olyan étteremnél, amely foglalást fogad, és ugyanazon a terepen betérőket is leültet.
Hány asztalt kezeljen egyszerre egy recepciós?
A terem méretétől és a foglalások számától függ. Egy 30 asztalos, sok foglalással működő étteremben csúcsidőben egy külön recepciósra és egy teremvezetőre lehet szükség. A kisebb termekben a nyugodt időszakban a recepciós és a pénztáros szerep összevonható.
Előre rendeljek konkrét asztalokat a foglalásokhoz?
A részlegek előre kijelölése jól működik nagy társaságoknál és különleges kéréseknél. Minden kétszemélyes asztal pontos kijelölése merevvé teheti a rendszert, ha eltolódnak a forgási idők. Sok étterem zónákat jelöl ki előre, és a pontos asztalt az érkezéskor választja.
Foglalhatnak a vendégek asztalt online, az étteremnek való telefonálás nélkül?
Az online foglalási oldalon a vendég időpontot és létszámot választ telefonálás nélkül. A weboldalépítővel elkészítheted a saját weboldaladat, ahová a foglalási oldalad kerülhet, így a foglalások a szolgáltatás kezdete előtt bekerülnek a beosztásba.
Hogyan hat az asztalforgatás a bevételre?
Minden extra forduló asztalonként és szolgáltatásonként további vendégeket hoz plusz terület nélkül. Ha 20 asztalnál öt perccel csökkented a társaságok közötti üresjáratot, az egy vacsoracsúcs alatt tucatnyi extra leültetett vendéget jelenthet.
Milyen eszközök segítenek az élő asztalkezelésben szolgáltatás közben?
A színkódolt asztalállapotú digitális teremterv leváltja a papírtérképeket, és csökkenti a recepció és a vezetők közötti kommunikációs hibákat. Az éttermi asztalkezelő szoftver fejezet megmutatja, milyen funkciókat keress.