Azért indítottad a vállalkozást, hogy azt csináld, amit szeretsz, nem azért, hogy üzenetváltásokkal egyeztess szabad időpontokat. Mégis a legtöbb hét hangpostaüzenetekkel, duplán lefoglalt délutánokkal és olyan ügyfelekkel indul, akik azt hitték, hogy egy SMS már visszaigazolt időpont.
A kisvállalkozásoknak szánt online foglalási rendszer megváltoztatja ezt a ritmust. Az ügyfelek maguk foglalnak. A naptárad mindig friss. A visszaigazolások automatikusan kimennek. Így állítsd be a foglalást a nulláról, ha kis csapattal dolgozol, és nincs külön szervezési munkatársad.
Mire van szüksége egy kisvállalkozás foglalási rendszerének
Minimum egy élő naptárra, egy foglalási oldalra a weboldaladon, automatikus visszaigazolásokra és egyetlen helyre van szükséged, ahol az összes foglalás összegyűlik. Jó, ha van még előzetes űrlap, fizetés és emlékeztető üzenet is.
Indulj a minimummal. Egy egyszerű rendszer, amit tényleg használsz, többet ér, mint egy bonyolult, amit két hét után félretesznek. A fizetést és az előzetes űrlapot akkor add hozzá, ha az alapfolyamat már egy hónapja megbízhatóan működik.
Ha még nem döntötted el, hogy az online foglalás illik-e a vállalkozásodhoz, olvasd el, miért kell minden vállalkozásnak online foglalási rendszer, és azt, hogy mi az az online foglalási rendszer, az első modulból.
Foglalási rendszer beállítása lépésről lépésre
Első fázis: tervezd meg a szolgáltatásaidat és a nyitvatartást. Írd össze az összes foglalható szolgáltatást, azok időtartamát, a közbeiktatott szünetet és az árat. Add meg a heti nyitvatartást, és jelöld be az ünnepnapokat, mielőtt belenyúlsz a szoftver beállításaiba.
Második fázis: építsd fel a foglalás útját a weboldalon. Készíts külön foglalási oldalt, tegyél naptárat vagy widgetet a szolgáltatásoldalakra, és mindkettőt linkeld a főmenüből. A foglalási oldal készítéséről és a foglalási naptár hozzáadásáról szóló fejezetek részletesen leírják ezt a szakaszt.
Harmadik fázis: állítsd be a kommunikációt. Készítsd el a visszaigazoló e-maileket és az opcionális emlékeztető üzeneteket. Segítségül használd az időpont-visszaigazoló e-mailekről és a foglalás-visszaigazoló e-mailekről szóló fejezeteket.
Negyedik fázis: add hozzá az előzetes űrlapot és a fizetést, ha eljött az ideje. Kapcsolj be űrlapot az új ügyfeleknek, és fizetési átjárót, ha az előleg csökkenti a meg nem jelenések problémáját. Induláskor mindkettő elhagyható, de a forgalom növekedésével hasznos lesz.
Ötödik fázis: tanítsd be a csapatot, és indulj élesben. Mindenkinek, aki telefonon foglalást vesz fel, ugyanazt a naptárat kell használnia. Próbáld ki a foglalást az elejétől a végéig. Jelentsd be az új önkiszolgáló lehetőséget a meglévő ügyfeleknek e-mailben és személyesen.
Eszközök választása felesleges költés nélkül
A kisvállalkozásoknak szánt időpontfoglaló eszközök a csak naptáras alkalmazásoktól a teljes weboldalas rendszerekig terjednek. Ha lehet, olyan megoldást keress, amely a weboldalt és a foglalást együtt kezeli. Ha külön eszközöd van az oldalra, az űrlapokra és az időpontokra, az csak a bejelentkezések és a szinkronhibák számát növeli.
A WEMASY olyan kis csapatoknak készült, akik egy rendszerben szeretnék kezelni a weboldalt és az űrlapokat, ahelyett hogy öt előfizetést illesztgetnének össze.
A tényleges heti foglalásszámod alapján értékelj. Egy egyéni tanácsadónak heti nyolc időponttal más kell, mint egy négy fodrászt foglalkoztató szalonnak hatvan foglalással. A funkciókat a forgalomhoz igazítsd, ne egy elképzelt jövőbeli mérethez.
Ha lehetőségeket hasonlítasz össze, olvasd el, hogyan válassz foglalási rendszert a vállalkozásodnak. Figyeld a beállítás idejét, a mobilos élményt és azt, hogy az eszköz illik-e a meglévő weboldaladhoz.
Az indulás után 30 és 60 nap múlva nézd meg a mutatókat. Az online foglalások aránya, a meg nem jelenések aránya és a telefonos foglalások száma megmutatja, kell-e módosítanod a szabályokon, az emlékeztetőkön vagy az előlegen. A könyv későbbi, időpontszervezésről szóló modulja részletesebben tárgyalja a folyamatos beosztáskezelést.
Gyakran ismételt kérdések
Mennyi idő alatt indíthat egy kisvállalkozás online foglalást?
A legtöbb csapat, amelynek már megvannak a szolgáltatásai és a nyitvatartása, egy-két héten belül indul. Hagyj időt a tesztelésre, a csapat betanítására és az ügyfelek értesítésére. Ha kipróbálatlan fizetési vagy visszaigazolási beállításokkal indulsz, már az első napon ügyfélszolgálati gondjaid lesznek.
Fogadhatok telefonos foglalást az online időpontfoglalás mellett?
Igen, de minden telefonos foglalásnak azonnal be kell kerülnie ugyanabba a rendszerbe. A papíros és a szoftveres naptár szétválása az, ahonnan a dupla foglalások indulnak. Tanítsd meg a munkatársaknak, hogy a telefonos foglalást még a hívás befejezése előtt rögzítsék.
Használható a WEMASY online foglalási rendszerként kisvállalkozásnak?
Az oldalaidat felépítheted a WEMASY weboldalépítőjében, így a weboldal és az űrlapok egy helyen vannak, nem kell hozzájuk külön eszközöket kezelned.
Mi a legnagyobb hiba, amit a kisvállalkozások a foglalás beállításakor elkövetnek?
Az, hogy a teljes ügyfélfolyamatot nem tesztelik mobilon. A legtöbb ügyfél telefonról foglal. Ha egy folyamat a laptopodon működik, de a telefonon elromlik, észrevétlenül veszítesz foglalásokat.
Kérjek fiókot az ügyfelektől az online foglaláshoz?
A vendégként foglalás jobban működik az első alkalommal érkező ügyfeleknél. A visszatérő ügyfeleknek az opcionális fiók gyorsabbá teszi az ismételt foglalást. Ha már az első időpont előtt kötelező a fiókkészítés, az olyan akadályt jelent, amelyre a legtöbb kisvállalkozásnak nincs szüksége.
Mikor adjak fizetést a kisvállalkozásom foglalási rendszeréhez?
Akkor kérj előleget, ha a meg nem jelenések valódi bevételt vagy lefoglalt készletet költenek neked. Induláskor jó a díjmentes foglalás, amíg finomítod a folyamatot. A fizetési átjáró beállítását akkor vezesd be, ha az alap időpontkezelés már zökkenőmentesen fut.