Az egyenetlen aláírás az egyik leggyorsabb módja annak, hogy egy növekvő csapat kisebbnek látsszon, mint amekkora. Ha minden levélben más a betűtípus, a logó mérete vagy a beosztás formátuma, az ügyfelek észreveszik, még ha nem is tudják megmondani, mi zavarja őket.
Az egységes csapataláírás azt jelenti, hogy a munkatársak minden kimenő levele ugyanazt a vizuális felépítést, helyes elérhetőségeket és jóváhagyott linkeket tartalmazza. Ez nem azt jelenti, hogy el kell venni a köszönés személyességét. Azt jelenti, hogy a lábléc ugyanolyan megbízható legyen, mint a logód a weboldalon. Így tartják fenn ezt a színvonalat a csapatok.
Hogyan tartja egységesen a csapat az e-mail aláírásokat?
Kezdd egyetlen jóváhagyott sablonnal. Határozd meg a kötelező mezőket: név, beosztás, cég, telefonszám és weboldal linkje. Opcionális lehet egy naptárlink vagy a közösségi ikonok, lásd: közösségi linkek az e-mail aláírásban. Az elrendezést, vagyis a betűméretet, a logó szélességét és a színt rögzítsd egyetlen forrásfájlban.
A sablont add át a beilleszkedéskor, és küldd ki újra, ha változik az arculat. A központi kezelés jobb, mint ha minden munkatárs maga építi újra a láblécét. Ez a módszer a csapat e-mail aláírásainak kezelését egészíti ki olyan szabályokkal, amelyeket a csapat ellenőrizni tud.
Módszerek különböző csapatméretekhez
1. Sablon és ellenőrzőlista
A kis csapatok egy közös HTML vagy formázott szövegblokkot másolnak, és egyoldalas ellenőrzőlistával nézik át a mezőket. Ez addig működik, amíg a létszám miatt nem lesz fárasztó a kézi ellenőrzés.
2. Központi frissítés szerepváltáskor
Ha valaki előlép, az HR vagy az üzemeltetés frissíti a beosztást és a telefonszámot a mintasablonban. A munkatárs még aznap telepíti az új blokkot.
3. Kötelező aláírási szabályzat
A nagyobb csapatok az admin beállításokon keresztül adják ki az aláírásokat, így a felhasználók nem tudják törölni a kötelező elemeket. A kötelezővé tételhez társítsd a tervezési útmutatót is: e-mail aláírás tervezése: bevált gyakorlatok.
Gyakori egységességi hibák, amelyeket érdemes megelőzni
Az arculatváltás után a régi logók megmaradnak. A beosztások elavulnak, ha valaki szerepet vált, de a régi aláírást használja. A jóváhagyott céges linkeket személyes közösségi linkek váltják fel. A telefonszám eltér a weboldalon és a láblécben.
A negyedéves aláírás-ellenőrzés gyorsan kiszűri az eltéréseket. Vesd össze minden részleg egy mintalevelét a sablonoddal és az e-mail aláírások és a márkaidentitás szabályaival. A csapat e-mail szabályzatairól szóló következő fejezet megmutatja, hol rögzítsd írásban az aláírási szabályokat.
Gyakran ismételt kérdések
Mindenkinek pontosan ugyanazt az aláírást kell használnia?
Az elrendezésnek és az arculati elemeknek egyezniük kell. A személyes mezők, például a név és a beosztás, természetesen személyenként eltérnek. Gondolj rá úgy, mint egyetlen sablonra, változó név- és szerepmezőkkel. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül segít egyben tartani az arculatot, így az aláírások és az oldalak ugyanazt a történetet mesélik.
Hogyan kezelik a csapatok az aláírások frissítését arculatváltás után?
Tegyél közzé új sablont határidővel, és ellenőrizd a betartását egy-egy tesztlevéllel minden aktív postafiókból. Töröld a régi logófájlokat a közös meghajtókról, hogy ne vegyenek el onnan elavult anyagokat. A formázási szabályok itt vannak: e-mail aláírás formázása.
A mobileszközök tönkreteszik az aláírások egységességét?
A mobilos kliensek néha eltávolítják a képeket, vagy átméretezik az elrendezést. Teszteld az aláírásokat telefonon és számítógépen is, mielőtt az egész csapatnak bevezeted. A HTML e-mail aláírások útmutatója segít csökkenteni a megjelenítési meglepetéseket.
Milyen mezők legyenek minden csapataláírásban?
Legalább a teljes név, a beosztás, a cég neve, egy telefonszám vagy más elérhetőség és a weboldal címe. Csak olyan mezőt adj hozzá, amelyet naprakészen tudsz tartani. A teljes lista itt van: mi kerüljön az e-mail aláírásba.
Ki hagyja jóvá az aláírási kivételeket?
A marketing vagy a márka felelőse hagyjon jóvá minden elrendezésváltozást, extra jogi nyilatkozatot vagy regionális változatot. A kivételek ad hoc engedélyezése pár hét alatt szétszórja az egységességet. A jóváhagyókat rögzítsd a csapat e-mail szabályzataiban.
Mely aláírási hibák rontják a hitelességet a legjobban?
A törött képek, a cégnévben lévő elírások és a személyes e-mail címek a láblécben gyorsan aláássák a bizalmat. Mielőtt csapatszintű sablont teszel közzé, nézd át ezt: kerülendő e-mail aláírási hibák.