Még mindig úgy kell hangzaniuk az e-mailjeidnek, mint amikor két munkatársad és egy kölcsönkért asztalod volt? Talán nem. De úgy kell olvasódniuk, mintha negyedévente más cég írta volna őket? Határozottan nem. A kérdés nem az, hogy változik-e a hangod. Az, hogy szándékosan változtatod-e.
Az e-mail hangod idővel való fejlesztése azt jelenti, hogy a hangnemet, a szókincset és a formalitást a márka érésével igazítod, miközben az alapértékek felismerhetők maradnak. Azoknak az ügyfeleknek, akik évek óta olvassák a leveleidet, továbbra is tudniuk kell, hogy te vagy, még ha magabiztosabban vagy tömörebben hangzol is, mint korábban. Így fejlődj az identitásod elvesztése nélkül.
Hogyan fejleszd az e-mail hangodat idővel?
A hangot úgy fejleszted, hogy évente felülvizsgálod a hangnemi útmutatódat, mintát veszel az élő ügyfélszálakból, és kis elmozdulásokat teszel egyik napról a másikra történő újraírások helyett. Dokumentáld, mi marad rögzített (értékek, ígéretek, aláírásstílus), és mi lehet rugalmas (mondathossz, humor, formalitás szintje).
Indulj ki a jelenlegi szabványokból az e-mail hangnem: mit tegyél és mit ne fejezetben és az írás alapjaiból a hogyan írj professzionális e-mailt fejezetben. Ezek az alapvonalad, mielőtt finomítanál.
Mikor és miért változzon a hang
1. A közönség kifinomultsága változik
A korai ügyfeleknek több magyarázat kellhet. A hosszú távú vásárlók rövidséget és közvetlen válaszokat akarnak. A mélységet igazítsd, ne az őszinteséget. A formális és informális e-mail márkáknak fejezet formális és kötetlen választásai segítenek szegmensenként a megfelelő stílusréteget kiválasztani.
2. Arculatváltás vagy új termékcsalád
A vizuális arculatváltás gyakran hangfrissítést indít el. Frissítsd együtt a sablonokat, az aláírásokat és az automatikus sorozatokat, hogy semmi ne küldjön vegyes jelzéseket. Az identitási hivatkozások az az e-mail márkaépítés ugyanolyan fontos, mint a weboldal márkaépítése fejezetben vannak.
3. A csapat növekedése
Több feladó növeli az eltérés kockázatát. Egy élő hangdokumentum előtte-utána példákkal mindenkit összhangban tart. A csapat e-mail aláírás következetessége fejezet csapataláírás-szabályai ugyanezt az ötletet terjesztik ki a formázásra.
Hogyan teszteld biztonságosan a hangváltásokat
Először egyetlen üzenettípuson próbáld ki az új megfogalmazást: támogatási visszaigazolásokon vagy vásárlás utáni jegyzeteken. Négy héten át hasonlítsd össze a válaszarányokat és az ügyfélvisszajelzést a régi verzióval. Ha a számok tartják vagy javulnak, vezesd be szélesebb körben.
Soha ne változtass hangot válság idején. A stabilitás akkor számít, amikor az ügyfelek már amúgy is aggódnak. Tartogasd a kísérleteket a nyugodt időszakokra.
Olvass el tíz múlt havi kimenő üzenetet, és emelj ki három olyan kifejezést, amely elavultnak tűnik. Frissítsd a hangdokumentumodat cserékkel. Ezután ismerd meg azokat az e-mail szokásokat, amelyek évek alatt építenek bizalmat.
Gyakori kérdések
Milyen gyakran kell frissíteni az e-mail hangnemi útmutatót?
Évente nézd át, és minden jelentős arculatváltás vagy új piaci indulás után. Kis módosítások negyedévente történhetnek, ha a mutatók vagy a visszajelzés rést jeleznek. A WEMASY összhangban tartja az oldal szövegét a hangoddal, amikor a weboldalépítőben szerkeszted az oldalakat.
Lehet az e-mail hang melegebb szakszerűtlenség nélkül?
A melegség az érthetőségből, az empátiából és az egyszerű nyelvből jön, nem a szlengből vagy a túlzott megosztásból. A professzionális e-mail köszöntések fejezet elköszönései és megszólításai a megfelelő nyitást adják.
Az automatikus e-maileknek meg kell egyezniük a kézi válaszok hangnemével?
Az automatizálás ugyanannak az embernek rövidebb változatának hangozzon, ne más márkának. Nézd át a sorozatokat, valahányszor a kézi sablonokat frissíted. A munkafolyamat-tippek a márka e-mail automatizálási munkafolyamat fejezetben vannak.
Mi van, ha az alapítók és a munkatársak másképp hangzanak az e-mailben?
Az alapítók nagyobb tekintéllyel írhatnak, de az ügyfeleknek továbbra is fel kell ismerniük a közös szókincset és szerkezetet. A coaching jobb a megegyező megfogalmazás kikényszerítésénél. A hibaminták a rossz hangnem a céges e-mailben fejezetben szerepelnek.
Befolyásolja a hangfejlődés a tárgysor stílusát?
A tárgysorok a törzs hangjával együtt fejlődjenek, hogy az ígéretek egyezzenek a tartalommal. A túl kötetlen tárgyak formális szöveggel összezavarják az olvasókat. A tárgysori útmutatás a professzionális e-mail tárgysorok fejezetben van.
Hogyan dokumentálod a hangot az új munkatársaknak?
Tegyél bele öt jó példát, öt rossz példát és a tiltott kifejezések rövid listáját. Párosítsd a dokumentumot élő szálak követésével. A bevezetési lépések a csapattagok bevezetése a céges e-mailbe fejezetben vannak.