Az A márka két év alatt, egyesével adta hozzá az automatikus válaszait. Már senki sem tudja, miért vár négy napot a harmadik követő levél, és ki hagyta jóvá az üdvözlő szöveget. A B márka leírt egy egyoldalas munkafolyamatot, kijelölte a felelősöket, és egy új munkatársat egy délután alatt beavatott. Ugyanazok az eszközök, más átláthatóság.
Az e-mail-automatizálási munkafolyamat az a megismételhető folyamat, amellyel a csapatod megtervezi az indítókat, megírja az üzeneteket, teszteli a kézbesítést, elindítja a sorozatokat és értékeli az eredményeket. Összeköti a modul minden részét a professzionális e-mail-kezelési munkafolyamat postafiókos szokásaival és a mi az e-mail-automatizálás márkák számára alapjaival.
Mi az e-mail-automatizálási munkafolyamat?
Az e-mail-automatizálási munkafolyamat egy leírt út, névvel ellátott szakaszokkal és felelősökkel. Rögzíti, milyen indítók léteznek, mit mond az egyes üzenet, ki hagyja jóvá a szöveget, hogyan teszteled az indulás előtt, és mikor nézed át az eredményeket. A munkafolyamat a szétszórt automatikus válaszokból olyan rendszert csinál, amelyet az egész csapat ért.
Egy jó automatizálási munkafolyamat hat szakasza
1. Térképezd fel az indítóidat
Sorold fel az összes eseményt, amely levelet indíthat: űrlapkitöltések, feliratkozások, inaktivitás, dátumok. Használd az e-mail-automatizálási indítók típusait. Minden indítót köss üzleti célhoz, ne csak ahhoz, hogy „küldjünk több e-mailt”.
2. Írd meg és hagyd jóvá a szöveget
Az üzeneteket a hogyan írj professzionális e-mailt szabályai szerint írd. Az egyik ember megírja, a másik stílusra és pontosságra átnézi. A jóváhagyott változatokat tárold ott, ahol a csapat megtalálja.
3. Állítsd be és tesztelj
Állítsd be az indítót, a késleltetéseket és a leállítási szabályokat a levelezőeszközödben. Küldj magadnak tesztindítókat, és kérj meg egy kollégát, hogy ellenőrizze az időzítést. A hibákat az e-mail-automatizálás elkerülendő hibái alapján kapd el, mielőtt az ügyfelek meglátnák őket.
4. Indíts fontossági sorrendben
Egyszerre egy sorozatot vezess be. Kezdd az e-mail-sorozatok, amelyeket minden márkának érdemes beállítania között szereplőkkel: visszaigazolás, üdvözlés, követő levél, távollét.
5. Figyeld és igazítsd
Minden indítás után két hétig kövesd a válaszokat, a panaszokat és a visszapattanó leveleket. Rövidítsd le a tolakodónak tűnő késleltetéseket. Javítsd azokat a lépéseket, amelyekkel senki sem foglalkozik. Ellenőrizd, hogy a hitelesítés rendben marad-e, a hogyan javítsd a márkád e-mail-kézbesíthetőségét szerint.
6. Nézd át rendszeresen
A negyedéves átvizsgálás kiszűri az elavult linkeket, a téves neveket és a megszűnt termékeket. Az éves átnézés azt vizsgálja, hogy az egyes sorozatok még mindig valós célt szolgálnak-e. Párosítsd ezt a postafiók-karbantartással: tartsd tisztán a postafiókodat hosszú távon.
Ki miért felel a munkafolyamatban
A kisebb márkák gyakran az egyik embert jelölik ki a szövegekért, a másikat a technikai beállításért. Ahogy nőtök, a marketing viheti az üdvözlő sorozatokat, az ügyfélszolgálat pedig a visszaigazoló leveleket. Írd le, ki szerkesztheti az élő automatizálásokat, hogy egy jó szándékú módosítás ne törje el a leállítási szabályokat.
Írd le a munkafolyamatot egy oldalon. Nevezd meg az összes aktív indítót, linkelj az üzenetek szövegére, jegyezd fel a felelőst, és add meg a következő átnézés dátumát. Egy látható munkafolyamat a modul fogalmait napi gyakorlattá alakítja, amelyet a márkád a forgalom növekedésével is fenn tud tartani.
Gyakran ismételt kérdések
Mennyi idő egy első automatizálási munkafolyamatot felépíteni?
A legtöbb kis márka egy délután alatt le tud írni és el tud indítani egy indítót egy üzenettel. Egy teljes, négysorozatos munkafolyamat általában négy-hat hétig tart, ha minden lépést teszteltek. A WEMASY az első indítódat az weboldalépítő űrlapjain keresztül köti be.
A munkafolyamat dokumentumban éljen, vagy a levelezőeszközben?
Tarts egy összefoglaló dokumentumot, amelyet a csapat úgy is el tud olvasni, hogy nem kell a technikai beállításokba belépnie. Linkelj az élő automatizálásra a levelezési admin felületen a gyors szerkesztéshez. A két nézet más-más igényt szolgál.
Hogyan kapcsolódik az automatizálási munkafolyamat a postafiók-kezeléshez?
Az automatikus levelek csökkentsék a kézi válogatást, ne zajt vigyenek a postafiókodba. A belső értesítéseket irányítsd egy címkézett mappába. A válogatási szokásokhoz nézd meg: üzleti postafiók rendszerezése.
Mikor adjon egy márka második embert a munkafolyamathoz?
Vegyél be egy ellenőrzőt, mielőtt bármi ügyfeleknek szólót elindítasz. Vegyél be technikai felelőst, ha háromnál több aktív sorozatod fut. Az átadások akkor mennek félre, ha senki sem tudja, ki hagyta jóvá az élő szöveget.
Mit tartalmazzon egy negyedéves automatizálási átvizsgálás?
Ellenőrizd, hogy minden indító még elsül-e, a leállítási szabályok működnek-e, a linkek frissek-e, és a szöveg egyezik-e a jelenlegi ajánlataiddal. Szüntesd meg azokat a sorozatokat, amelyek már nem szolgálnak aktív célt.
Támogatja a WEMASY az e-mail-automatizálási munkafolyamatokat?
A WEMASY összeköti a weboldaladat és a kapcsolatfelvételi űrlapokat, így az első indítóidnak egyértelmű forrása van. A mélyebb sorozateszközök a levelezési tárhelyed beállításától függenek, lásd: üzleti e-mail beállítása lépésről lépésre. Az e-mail tárhely hamarosan érkezik a WEMASY-nél.