Januárban az egyik márka fél napos átnézést tart: mutatók, DNS, aláírások és tíz véletlenszerű ügyfélszál. Kijavítanak három elavult sablont, és megújítanak egy lejáró tanúsítványt, mielőtt az ügyfelek észrevennék. Egy másik márka kihagyja az átnézést, és novemberben fedezi fel, hogy a csapat fele még régi logót használ az aláírásban, és a DMARC tavasz óta hibázik.
Az éves e-mail kommunikációs audit a címeid, a tartalmad, a kézbesíthetőséged, a csapatszokásaid és a mutatóid strukturált éves átnézése. A láthatatlan eltolódást egy javítási listává alakítja, amelyet egyetlen tervezési alkalommal végig tudsz venni. Íme egy ellenőrzőlista, amely a teljes rendszert lefedi.
Hogyan auditáld évente az e-mail kommunikációdat?
Foglalj le fél napot azzal, aki az e-mail működését viszi. Menj végig az infrastruktúrán, a tartalmon, a csapat viselkedésén és a számokon. Dokumentáld a megállapításokat, és az alkalom zárása előtt jelölj ki felelősöket határidőkkel.
Kapcsold az auditot a folyamatos kezeléshez a professzionális e-mail kezelési munkafolyamat fejezetből, és a stratégiai dokumentumhoz a hosszú távú e-mail kommunikációs stratégia fejezetből.
Éves audit ellenőrzőlista
1. Infrastruktúra és biztonság
Ellenőrizd, hogy az SPF, a DKIM és a DMARC rekordok még egyeznek-e a küldési beállításoddal. Távolítsd el a nem használt aliasokat és a távozott munkatársak postafiókjait. Az SPF, DKIM és DMARC rekordok és az e-mail szerepek és jogosultságok fejezet ellenőrzőlista-elemei itt érvényesek.
2. Tartalom és sablonok
Olvass el minden automatikus sorozatot és a tíz legfontosabb kézi sablont. Frissítsd az ajánlatokat, a linkeket, az aláírásokat és a jogi sorokat. Nézd át a leggyakoribb céges e-mail hibák fejezetben tárgyalt hibákat.
3. Mutatók és viszonyítási értékek
Hasonlítsd össze a válaszidőt, a megnyitási arányt, a kattintási arányt és a kézbesíthetőséget a tavalyival, és az üzleti e-mail teljesítmény viszonyítási értékek fejezettel. Az eredményeket vidd be az e-mail mutatók vezérlőpultja márkáknak vezérlőpultodba.
4. Csapatminták
Húzz ki véletlenszerűen húsz kimenő üzenetet a részlegek között. Pontozd a hangnemet, az érthetőséget és az aláírás megfelelőségét. A hiányosságok képzést váltanak ki, nem egyszeri letolást.
Az audit után
Először azokat a javításokat priorizáld, amelyek az ügyfeleket érintik: elromlott linkek, hibás hitelesítés és rossz elérhetőségi címek az oldaladon. Az alacsonyabb kockázatú takarítást ütemezd a következő negyedévre.
Foglald le most az audit dátumát, és oszd meg az ellenőrzőlistát a csapatvezetőddel. Ezután nézd meg, milyen az érett márka e-mail kommunikáció, ha a rendszer jól fut.
Gyakori kérdések
Ki vegyen részt az éves e-mail auditon?
Hívd meg azt, aki a tárhelyet, az ügyfélkommunikációt viszi, és legalább egy első vonalbeli küldőt a támogatástól vagy az értékesítéstől. A kis márkák az alapítóval egyedül is lefuttathatják. A WEMASY oldal elérhetőségeit ugyanabban az alkalomban ellenőrizd a weboldalépítőben.
Mennyi ideig tart egy teljes e-mail audit?
A legtöbb kis márka három-hat óra alatt végez, ha megvan az ellenőrzőlista. A nagyobb csapatok két fél napra oszthatják az infrastruktúra és a tartalom átnézését. A munkafolyamat-tippek a hogyan szervezd a céges e-mail postaládát fejezetben vannak.
Érdemes évente többször is auditálni az e-mailt?
Futtass negyedévente könnyű ellenőrzést a mutatókra és a hitelesítésre, évente pedig mély átnézést a sablonokra és a szabályzatokra. Az e-mail megőrzési szabályzatok márkáknak megőrzési szabályai az éves átnézéshez illenek.
Mely eszközök segítenek az e-mail audit során?
Exportáld a mutatókat a levelezési vezérlőpultodról, húzd le a DNS rekordokat a domain felületedről, és archiváld a mintaszálakat pontozásra. A eszközök a céges e-mail kezeléséhez fejezetben felsorolt kezelőeszközök gyorsítják a folyamatot.
Hogyan auditálj e-mailt egy csapattag távozása után?
Azonnal vond vissza a hozzáférést, oszd át a megosztott sorokat, és frissítsd azokat az automatikus válaszolókat, amelyek a távozót nevezték meg. A kilépés fordítva kapcsolódik a csapattagok bevezetése a céges e-mailbe fejezethez.
Mi van, ha az audit megállapításai elárasztják a csapatot?
Rendezd a javításokat: ezen a hónapon kötelező, következő negyedév és hátralék. Az ügyfelek által érzékelhető hibák mindig elsők. A jelentési hibák, amelyeket kerülni kell, az e-mail jelentési hibák, amelyeket a márkák elkövetnek fejezetben vannak.